Consigli di lavoro, Lavoro, Vita in ufficio

Gestione di progetto: quando coinvolgere dei terzi può aiutare

Per arrivare ad una decisione, a volte, è necessario allargare il tavolo e portarvi più persone. Sembra paradossale: più interlocutori ci sono, più opinioni divergenti potrebbero emergere e l’entropia aumentare.

A volte però un punto di vista diverso aiuta a superare un impasse in cui potrebbe trovarsi un gruppo di lavoro che lavora da tempo sullo stesso progetto. Se le diverse soluzioni trovate non convincono fino in fondo, nonostante siano magari il frutto di diversi passaggi e rimaneggiamenti, probabilmente è il caso di coinvolgere qualche altra funzione aziendale. Non certo qualcuno a caso, bensì chi può avere un interesse specifico nella realizzazione del progetto, tipicamente il cliente interno.

Prendere in considerazione diversi punti di vista e i diversi interessi dei soggetti coinvolti aiuta infatti ad affinare con più decisione le soluzioni sul tavolo.

Non va neppure dimenticato che diverse funzioni aziendali hanno diverse agende e possono quindi imprimere maggiore urgenza alla finalizzazione del progetto. Naturalmente è vero anche il contrario, motivo per cui va posta molta attenzione a non coinvolgere chi, invece di velocizzare il progetto, rischia di rallentarne la realizzazione – dato che, una volta coinvolto, vorrà presumibilmente continuare ad avere voce in capitolo.

Come sempre nella gestione di progetto, quello che è importante è tenere ben presente l’obiettivo del progetto stesso e il rispetto della timing: tutto quello che ci può aiutare in tal senso va quindi conosciuto e utilizzato all’occorrenza.

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Lavoro, Rapporto cliente fornitore, Sviluppo personale, Vita in ufficio

L’importanza di far lavorare i fornitori

Saper far lavorare i fornitori è una capacità imprescindibile per poter lavorare bene. Ed è una capacità che chiunque voglia crescere professionalmente deve sviluppare, senza timidezze o pudicizie.

Si tratta di far fare agli altri il proprio lavoro, quello per cui sono pagati e per il quale si è deciso di contrattualizzarli. Spesso i junior dell’azienda cliente si fanno remore a chiedere ai fornitori di fare qualcosa, soprattutto se questo qualcosa sembra uscire da quello che normalmente viene loro richiesto o se questi si mostrano restii a darsi da fare. Con il risultato che il junior si mette magari a sbrigare il lavoro che invece dovrebbe fare il fornitore, rallentando tutta la catena.

Chiunque cerca di farsi appioppare meno lavoro possibile, è una questione di istinto (di sopravvivenza) più che di vera malizia o negligenza. E a questa logica non sfugge neanche il fornitore più solerte, se non altro perché, nell’attuale clima di continua contrazione dei costi, anche i suoi capi gli chiederanno di negoziare con il cliente il più possibile. È il normale gioco delle parti.

Far lavorare i fornitori non significa certo sfruttarli, questo deve essere chiaro, ma neanche accontentarsi di un lavoro parziale o fatto male quando invece si paga per un lavoro fatto con la dovuta diligenza.

Ma far lavorare in questo modo i fornitori significa anche molto lavoro da parte del cliente, che deve stare sul pezzo, monitorare attentamente gli avanzamenti, sollecitare le richieste fatte e il rispetto della timing, oltre a saper chiedere in modo efficace tutto ciò e saper giocare il gioco delle parti tra i diversi livelli gerarchici del fornitore per far sì che tutta la macchina si muova verso il raggiungimento degli obiettivi nei tempi e nelle modalità prestabilite.

Seguire i fornitori richiede tempo, ma bisogna rifuggire dalla tentazione di fare noi il lavoro che spetta a loro. In questo consiste la capacità di far lavorare i fornitori e solo così si può evitare di sfinirsi con attività che non ci competono e non essere invece abbastanza lucidi per gli incarichi che ci spettano e per i quali non possiamo essere sostituiti o, peggio, di sentirsi dire da un fornitore che lui non può andare avanti perché noi non gli diamo le risposte di cui ha bisogno!

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Gestione dello stress, Lavoro, Vita in ufficio

Attenzione ai fornitori che si parano il sedere

Vi è mai capitato che un vostro fornitore sia andato a dire al capo del vostro capo che non può lavorare (bene) per colpa vostra? Perché non l’avete aggiornato sugli sviluppi di un progetto, non gli avete dato delle risposte o gli avete chiesto di fermarsi su una cosa perché dovevate fare dei controlli? E puntualmente il capo del vostro capo (o qualcuno anche più su) si è incazzato con voi perché siete la causa di tutto ciò senza stare a sentire cosa è veramente successo? Se sì, benvenuti nel club!

Superata la voglia di strozzare il fornitore in questione (che magari deve ancora rispondervi su un sacco di questioni, altro che ritardi vostri!), analizziamo cosa è successo. Il fornitore ha semplicemente cercato di pararsi il sedere di fronte al capo del vostro capo, un bisogno comune dopotutto.
Il capo del proprio capo (o più su) difficilmente conoscerà l’avanzamento quotidiano delle operazioni in corso, e quindi la vera versione dei fatti, e potrà dunque trovarsi spiazzato di fronte ad una tale accusa. E non amerà sentirsi dire da un esterno che dei ritardi è colpa uno dei suoi.

Come evitare quindi il patatrac?
1) informatevi bene e assiduamente (almeno nei periodi clou di un progetto) con la segreteria o un assistente del vostro capo-capo se lui/lei avrà un incontro con qualche rappresentante di quel fornitore – se è un incontro ad alti livelli non necessariamente il vostro capo capo vi informerà.
2) prima dell’incontro cercate di fargli un quadro del progetto e di aggiornarlo su problemi e ritardi in corso con quel fornitore (e anche su cosa state magari ancora attendendo delle risposte da lui/lei). A questo scopo possono aiutare le note di progetto.
3) ribadite al vostro fornitore l’obiettivo/i del progetto e la timing chiedendogli se ci sono problemi o rallentamenti e, se del caso, di parlarne prima con voi, o al massimo con il proprio capo, senza fare inutile escalation.
4) incrociate le dita e preparatevi a rispondere in modo circostanziato al proprio capo capo se alla fine dei problemi venissero comunque fuori.

Bye,
Giulia

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Il pericolo di usare le proprie capacità

Sul lavoro bisogna saper usare con giudizio le proprie capacità. Essere bravi sul lavoro non comporta necessariamente avere un buon rendimento, anzi può essere controproducente.

Essere bravi significa rischiare di trovarsi, ad un certo punto, veramente oberati di lavoro e incapaci di fare bene il proprio dovere. Se si è bravi a sbrogliare rapidamente tanto lavoro e tanti lavori diversi, più dei propri colleghi, e la cosa diventa risaputa, un numero maggiore di persone preferirà rivolgersi a voi piuttosto che agli altri, incrementando così il vostro carico di lavoro. Se poi diventate sempre più autonomi, alcune mansioni non potranno neanche più essere svolte dai vostri colleghi e quindi rimarranno sul vostro groppone e diventeranno, di fatto, di vostra responsabilità.

I rischi qui sono
1) diventare dei veri e propri colli di bottiglia, problema molto grave da un punto di vista organizzativo;
2) finire così invischiati di roba da fare da non avere la possibilità di sviluppare uno sguardo d’insieme del proprio lavoro, né tanto meno nuove capacità né possibilità di elevare il proprio lavoro;
3) avere così tante cose da sbrogliare, magari non necessariamente di propria competenza, da non riuscire a portare a termine i lavori personalmente assegnatici con conseguenti, e nonostante ci sia fatti il mazzo ragionevoli, rimproveri.
E da questi è facile poi passare ad una percezione negativa del proprio rendimento da parte dei propri superiori – che ci hanno affidato certi incarichi e non altri. In sostanza, una bella fregatura: si lavora un sacco e non si viene riconosciuti da coloro che veramente contano per la propria crescita professionale.

E allora con che criterio usare le proprie capacità per valorizzarle ma senza farsi del male? Se ci si intesta nuovi incarichi, verificare di avere, o di poter avere in un ragionevole futuro, una squadra adeguata a cui affidarli; se non c’è quella possibilità, formare i propri colleghi a farsene carico una volta che avrete elaborato, e magari standardizzato, nuovi processi per rendere più snelli certi lavori. E soprattutto non affezionarsi mai troppo ad un determinato incarico, ma accettare che sia svolto anche dai colleghi, altrimenti ci si troverà sempre a fare gli stessi lavori e a non crescere.

Detto questo…da dove devo cominciare?! Aiuto!

Giulia

Consigli di lavoro, Lavoro, Vita in ufficio

L’importanza del fattore umano e sociale sul lavoro

Quante cose lavorativamente importanti si riescono a sbrogliare in un momento di scambio rilassato alla macchinetta del caffè, passeggiando per andare in mensa, in mensa (anche se sarebbe meglio di no) o semplicemente nel semi-cazzeggio che segue la conclusione di un evento impegnativo? Insomma, in tutti quei contesti in cui gli aspetti umano e sociale prevalgono su quello strettamente professionale ma non possono farci dimenticare di essere colleghi, cliente-fornitore o partners? Tantissimi!

È una cosa risaputa, ma oggi alla fine di un evento, mentre aspettavamo che gli ultimi ospiti uscissero, ne ho avuto una solida conferma nonché tre ottimi esempi di questioni lavorative affrontate.

Innanzitutto, ho avuto modo di chiacchierare con una collega con la quale, stando lei in una sede distaccata, non c’è spesso altro modo di sentirsi che il telefono e proprio per questo ci parliamo in generale davvero poco, per quanto lei sia molto importante per la gestione di alcune categorie di ospiti durante gli eventi. Chiacchierando amenamente di quanto fosse stata bella la mostra, brava la guida e buona la tartina che stavo cercando di mangiare, l’ho aggiornata della volontà del nostro ufficio di elaborare una nuova procedura per gli eventi che semplifichi la vita a tutti e lei si è detta assolutamente interessata. Non che questo significhi “quando sarà il momento, dimmelo e ti darò sicuramente una mano”, ma quando avrò bisogno del suo supporto potrò far riferimento a quella chiacchierata e ricordarle il suo feedback positivo e sarà un’ottima base di partenza.

Secondo esempio: io e il mio nuovo capo chiacchieriamo simpaticamente con l’account manager del fornitore di eventi che ci ha seguiti per l’iniziativa di oggi. Tra gli “evviva è andato tutto bene”, il “quanto male fanno queste scarpe a starci in piedi per 3 ore!” e i “che afa c’era oggi a Milano!”, il mio capo gli ha praticamente infilato un brief per un evento che dobbiamo avviare per dicembre (siamo a inizio maggio!) e qualche feedback operativo per l’evento che abbiamo a giugno. Certamente nulla di paragonabile a brief e debrief scritti ma sicuramente qualcosa di più rapido che scrivere una mail o un brief completo (chissà quando l’avremmo fatto! dubito prima di metà giugno) e qualcosa di fronte a cui il fornitore non potrà dirci con faccia pulita “ah cavolo, non è mica pronta la proposta per quell’evento, mica lo sapevamo!”. Ci siamo portati avanti con il lavoro con ben poca fatica!

Terzo esempio: dopo che il mio nuovo capo se n’è andato, sono rimasta a chiacchierare con l’Account Manager di cui sopra, che in pratica mi ha raccontato un pezzo della sua vita, l’intera struttura dell’agenzia e i criteri con cui sceglie i collaboratori per un progetto. Nessun segreto segretissimo, ma tutti elementi che da un punto di vista umano, e anche operativo, mi aiuteranno a lavorare meglio con lei e con questo fornitore in generale.

E da tutto questo mi è tornata in mente una mia cara amica, laureata in una prestigiosa università di economia, che ripensando alla sua carriera accademica diceva: All’università insegnano a raggiungere il risultato a tutti i costi, tenendo conto di mille difficoltà “oggettive”, ma tralasciando spesso il fattore umano, che può essere invece un’importante leva per raggiungere più rapidamente i risultati o al contrario per ostacolarli ulteriormente.

Bye,
Giulia

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Rifiutarsi di aiutare gli altri: perché è importante sul lavoro

Crescere professionalmente significa anche rifiutarsi di aiutare (sempre) gli altri a fare il proprio lavoro. Non come gesto di presunzione o supponenza (tutti abbiamo bisogno degli altri, a qualsiasi livello) ma come modo per dare (e far riconoscere) valore al proprio lavoro. E per non affogare nel lavoro cercando di fare il proprio e anche l’altrui.

《Non fare sempre l’assistente di tutti!》, è con queste parole stizzite che la mia capa mi ha ripreso oggi al termine di una lunga telefonata in cui ho spiegato per filo e per segno ad un fornitore cosa volevamo da lui. Sono diventata piuttosto brava a rimbalzare il lavoro ai legittimi 《proprietari》, ma evidentemente non ne era ancora soddisfatta. Al di là del diverbio verbale mi ha fatto capire una cosa importante: non voglio affatto fare l’assistente di qualcuno tutta la vita!

Aiutare gli altri a fare il proprio lavoro significa essenzialmente cinque cose:
1) dare la sensazione agli altri che l’altrui lavoro sia più importante del nostro, visto che non ci facciamo troppo scrupolo di sacrificare del nostro tempo per sollevare l’altro dal fare parte del proprio;
2) 《viziare》 gli altri e creare dannose aspettative di pari disponibilità per il futuro;
3) credere, sotto sotto, che gli altri non siano in grado di fare quella parte di lavoro in autonomia;
4) in definitiva, ingolfarsi di lavoro e riuscire con più difficoltà a raggiungere i propri obiettivi, nel qual caso asserire che si è dovuto aiutare gli altri a fare il proprio lavoro non può assolutamente valere come attenuante;
5) disconoscere la validità dell’organizzazione aziendale che attribuisce diversi compiti a diverse unità proprio perché nessuno può fare tutto e anzi può diventare un collo di bottiglia.

Questo voler far tutto vi ricorda qualcosa a proposito dell’ansia?

Ciao,
Giulia

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Rapporto fornitore – cliente: esempio di una buona presentazione

Non mettersi sulla difensiva se il progetto non piace al cliente, non cominciare con i “sì, ma….”, ma riservarsi di ri-presentare intere parti se si capisce che non rispondono alle esigenze e porre domande circostanziate per capire meglio il punto di vista del cliente, “cosa preferisce tra questa possibilità e quest’altra?”: ecco, oggi ho assistito ad una gran bella presentazione di un nostro fornitore su un progetto molto spinoso.

Da quella riunione siamo usciti tutti con la sensazione di essere entrambi, cliente e fornitore, dalla stessa parte e di aver contribuito concretamente a far avanzare il progetto nella direzione desiderata da ambedue e non imposta unilateralmente dal cliente.

Tutto merito, bisogna dirlo, della senior account del fornitore che ha saputo condurre una riunione non facile, che partiva da premesse compromesse, e si è portata a casa delle approvazioni importanti e delle informazioni altrettanto fondamentali per le parti di progetto da rivedere.

Brava Giusy!

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Tecniche di sopravvivenza sul lavoro – parte II

In condizioni di stress anormale si rischia di cadere in trappole da cui, in situazioni standard, ci si guarderebbe con facilità dal finirci. Ecco perché solo essere ancora più coscienti di queste trappole può aiutarci nelle condizioni difficili: e con questa lezione, mi concedo una magra consolazione per la giornata di oggi.

Per cui continuiamo con questo elenco di cose da tenere bene a mente per sopravvivere nella giungla dell’ufficio:

3- la rapidità è auspicabile ma la fretta porta guai: se sei stanco e/o poco lucido fermati, potresti non vedere cose che normalmente ti salterebbero all’occhio, se hai un dubbio esprimilo con forza ai tuoi capi, prima che le cose partano per la tangente e diventino un problema. Meglio prendersi un’urlata perché si è stati lenti, piuttosto che un intero sciampo perché si è commesso un errore ormai irreparabile.

Chissà se avete già capito che mi sto riferendo all’organizzazione di un evento ;-)? Una delle attività di comunicazione più faticose, più rischiose e in cui più si può imparare di queste lezioni… ahimè :-(!

Ciao,
Giulia

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Tecniche di sopravvivenza sul lavoro – parte I

Qualche consiglio di sopravvivenza in ufficio che non guasta mai:

1- precedi i bisogni del tuo capo: con la sua segreteria, fissa una riunione con il tuo grande capo prima che lui/lei venga a reclamare a che punto è quel tal progetto: quando arriva puoi premurosamente dirgli “infatti, ho fissato a quell’ora così ne possiamo parlare con (la dovuta) calma”. Così a quell’ora sarai pronto e il capo non potrà farti troppo la sciampata che non sei pronto!

2- non aspettare l’ultimo minuto per dire che hai bisogno di una mano: se sei in difficoltà, alza per tempo e ben in alto la bandierina per chiedere aiuto e verifica che i tuoi capi abbiano capito che è urgente! a volte anche se lo spieghi chiaro, non ne realizzano la gravità. Magari se un tuo progetto non procede perché qualcuno non collabora, il tuo capo potrà indire una riunione interfunzionale di avanzamento o strigliare un fornitore che non collabora.

E detto questo… buona fortuna!

Ciao,
Giulia

Consigli di lavoro, Vita in ufficio

Come farsi approvare i progetti dal capo? tentativi di risposta

Mandare una mail ricapitolativa non basta. Occorre mandarla e poi rompere le scatole per farsi ricevere 5 minuti dal capo e, carte stampate alla mano, farsi approvare tutto.

Banale, direte voi, e risaputo, direi io, ma dopo la giornata campale di oggi credo che me lo ripeterò, e lo ripeterò agli altri, come un mantra.

Il capo ha per definizione troppo poco tempo e può benissimo capitare che una mail non la legga o non le dia il corretto valore. Ed è pur vero che spesso si mandano mail al capo per pararsi il sedere, il che ci sta ma fino ad un certo punto: regge poco come scusa per non essersi fatti avanti a illustrare il progetto, anche se costa fatica e rifiuti.

Per le mail riepilogative, sempre utili, possono aiutare le note di progetto, mentre per far fronte a riunioni a rischio “urla” e rifiuti è bene ricordarsi l’arte del distacco.

Alla prossima giornata,
Giulia