Consigli di lavoro, Lavoro, Vita in ufficio

Tecniche di sopravvivenza sul lavoro – parte VI

Siamo arrivati alla VI puntata del nostro viaggio per la sopravvivenza in ufficio:

11- se un’attività è rimasta indietro, riprendila in mano prima che diventi un’emergenza, a meno che non si tratti proprio e con tutta certezza di una sciocchezza. In ufficio ci sono sempre un sacco di incarichi, soprattutto piccole attività, che rimangono indietro perché sorpassati da urgenze maggiori o perché si spera che se ne occupi qualcun’altro. Ecco, quando ci si accorge che anche una di queste piccole attività non è andata avanti, attenzione a pensare “ha aspettato tot giorni, ne può aspettare uno in più” oppure “nessuno me l’ha sollecitata, sarà finita nel dimenticatoio”: potrebbe diventare davvero troppo tardi per recuperarla e potrebbe rappresentare una cosa davvero importante per…qualcun’altro… Meglio prevenire che curare le urlate e mai illudersi che i propri capi diretti si ricordino di risollecitarvi ogni cosa.

12- quando cerchi delle risposte da qualcuno, attenzione a non distrarre la loro attenzione fornendogli troppi elementi, elementi su cui magari possono essere tentati loro di farvi domande. Con il risultato di non portare a casa le risposte che cercate e dovervi invece sobbarcare altri quesiti. Succede più spesso di quanto non si pensi.

Bye,
Giulia

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Consigli di lavoro, Lavoro, Vita in ufficio

L’importanza di lasciare un’impressione forte

A volte lasciare un’impressione forte è più importante che sembrare persone intelligenti o garbate. E a volte questo passa per delle modalità insolite, di cui bisogna però essere consapevoli se si vuol fare bene il proprio lavoro.

L’ultimo giorno di fiera, si presenta al nostro stand una giovane donna che vuole venderci uno spazio analogo per la successiva edizione del salone. Il mio collega, fin allora tranquillo, dopo non molto comincia a fare il gigione e a porre alla ragazza domande decisamente indiscrete. Non che lei non ci stia comunque. Fatto sta che, visto che allo stand offrivamo anche spritz, mi viene praticamente il dubbio che tra stanchezza e bicchieri il mio collega sia ubriaco e cerco di smorzarne il tono. Le spieghiamo bene superficie e posizione dello spazio che vogliamo, riempiamo le carte per la manifestazione di interesse e salutiamo la donna. A quel punto lui torna normale e mi spiega candidamente che almeno, così facendo, lei si ricorderà molto più facilmente di noi e quando si tratterà di assegnare quello spazio e quella posizione le verrà in mente una persona con cui ha riso e ha condiviso qualche momento piuttosto che un freddo modulo di manifestazione d’interesse. E chi avrà più probabilità di ricevere quello spazio?

E in effetti ho dovuto decisamente dargli ragione. In certi contesti,  mantenersi professionali può risultare freddo e alla fine dei conti poco efficace, è importante sapersi comportare in modo flessibile e adattarsi ai contesti. Cercare di lasciare un’impressione forte non è solo il mestiere dei commerciali o dei candidati ad un posto di lavoro e certamente è appannaggio solo di chi ha un carattere particolarmente estroverso.

Consigli di lavoro, Gestione dello stress, Vita in ufficio

Attenzione alla stanchezza: ode alla pausa.

Dicono che ogni 2 ore bisognerebbe fare 20 minuti di pausa. Nella realtà della vita d’ufficio non li si fa quasi mai, a meno di non essere dei lavativi o di avere un lavoro che sollecita molto gli occhi davanti al pc.

Eppure non prendersi una pausa quando serve è uno dei nemici peggiori della produttività e della qualità del lavoro. Avete notato quanto si diventa irritabili, suscettibili e scontrosi quando si è stanchi? si risponde male per un nonnulla. 

Peggio ancora: è molto più difficile recuperare freschezza e lucidità facendo una pausa quando si è già molto stanchi. Brevi break di tanto in tanto portano via meno tempo di un’unica pausa prolungata e sono molto più efficaci.

Keep that in mind! Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Gestione dello stress, Lavoro, Vita in ufficio

Tecniche di sopravvivenza sul lavoro – parte V

Continuiamo il viaggio tra i mille trucchi e accorgimenti da applicare sul lavoro, che si scoprono giorno per giorno:.

9- Il miglior modo per sbagliare è pensare di non essere pronti o di non aver fatto bene le cose. La maggior parte delle volte si è pronti e le cose sono state fatte bene, ma se non se ne è consapevoli si rischia di rovinare tutto. Bisogna avere fiducia in se stessi e nella qualità del proprio lavoro. Certamente aiuta molto imparare a presentare bene quello che si è fatto, in modo da riuscire a fare bella figura anche quando non si è al top della condizione; viceversa
bisogna evitare di presentare male quello che si è preparato con molta cura.

10- Se sei la persona in charge di qualcosa, non aver paura a prendere il comando e a chiedere, anche pretendere se necessario, le cose con fermezza: gli altri si aspettano che tu lo faccia e non lo percepiranno come un atto di arroganza, bensì come un atto dovuto di autorità e autorevolezza. Sarebbe piuttosto un rischio non farlo, e non solo perché le cose non verrebbero fatte, ma anche perché le persone si troverebbero senza una guida chiara e potrebbero pensare di poter fare quello che vogliono o di poter decidere autonomamente su determinati aspetti su cui invece non hanno alcuna autorità.

Bye,
Giulia

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Tecniche di sopravvivenza sul lavoro – parte IV

Continuiamo la serie di consigli su come cavarsela nel quotidiano lavorativo. Oggi mi concentro sul tema del come scrivere le mail ai capi e super-capi:

6- Dare la sensazione che, già in precedenza, si è pensato a tutte le eventualità e che si sta dando a chi legge giusto l’opportunità di scegliere tra una delle opzioni suggerite. È rischioso dare la sensazione che la mail che si sta scrivendo in quel momento è il frutto di un problema imprevisto a cui abbiamo bisogno di dare soluzione il prima possibile.

7- Se ci sono dei cambiamenti rispetto a quanto comunicato in precedenza, va spiegato perché, ma nel modo che ci mette in miglior luce. Vedi sopra: è meglio evitare di dare la percezione che quel cambiamento ci è stato imposto dall’esterno e farlo piuttosto invece apparire come una scelta che ci dà maggiori opportunità.

8- Dare già al capo delle opzioni tra cui scegliere, meglio ancora chiedergli giusto l’autorizzazione o meno a procedere, e non stupirsi che i capi ci chiedano come noi riteniamo sia meglio procedere.

In particolare quest’ultimo punto mi fa davvero pensare che una volta che i collaboratori sono arrivati ad un certo livello di autonomia, il compito dei capi diventi più che altro porre domande affinché i collaboratori si rispondano da soli e supervisionare che non si rispondano male.

Bye,
Giulia

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Attenzione ai capi che non danno riscontro

Non sempre chi trova le risposte le trasmette a chi gli ha posto le le domande.

Purtroppo ho notato che molto spesso capi non propri, anche se magari della stessa Direzione, non condividono le informazioni con le persone che loro stessi sanno averne bisogno. E spesso non per malizia, ma semplicemente perché credono che ci penserà qualcun altro, magari uno dei lori collaboratori.

Ed è ancora più paradossale quando questi capi lo dicono ai nostri capi (o magari super capi), loro pari, ma poi l’informazione a noi non arriva comunque – spesso perché è detta in modo destrutturato, ad esempio al caffè e non con una mail che è agevole e intuitivo inoltrare a chi ha bisogno dell’informazione. Questo succede perché c’è sempre qualcuno che pensa che se ne occupi qualcun’altro.

Purtroppo non ci sono molte misure per risolvere del tutto il problema, bisogna semplicemente esserne coscienti e non aspettarsi che le risposte arrivino, ma andarle attivamente a cercare, evitando di farsi il sangue cattivo scoprendo che chi le aveva non ce le ha poi date.

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I rischi del capo operativo: avere poco tempo per i collaboratori

Dare ascolto ai collaboratori, aiutarli a superare i propri dubbi e a progredire nel loro lavoro è una parte fondamentale del mestiere di capo, ma richiede particolarmente tempo e lucidità.

Continuiamo quindi nella disamina degli aspetti negativi di un capo troppo operativo, che ha poco tempo curare gli aspetti manageriali della sua posizione.

Essere sempre rimbalzati dal proprio capo quando si fa una domanda o si ha bisogno di un aiuto, perché il proprio lavoro, in quel momento, non è considerato urgente nel mare delle urgenze in corso, o perché semplicemente non viene reputato importante rispetto ad altre attività in corso, a lungo andare svilisce in un collaboratore la percezione di valore del proprio lavoro.

Altrettanto nocivo è sentirsi ripetere dal proprio capo che non si lavora come vuole lui o che non lo si ascolta quando chiede qualcosa. Spesso il problema dipende più dal fatto che il capo non ha il tempo di controllare il lavoro dei collaboratori e di indirizzarlo dove meglio ritiene, che dall’effettiva cocciutaggine o incompetenza dei lavoratori stessi.

Un altro rischio piuttosto grave è quello di dover bloccare un lavoro, anche per tempi lunghi e magari rischiando pure di dimenticarselo, perché si attende un ok o un controllo da parte del superiore che non riesce mai a fornirlo.

I collaboratori non possono certo interrompere continuamente il capo per ogni richiesta d’aiuto che hanno, ma non possono neanche trovarsi nella condizione di doversi costantemente arrangiare. Sta al capo la responsabilità di trovare momenti di confronto con i propri collaboratori anche per spiegare loro come, e quando, farsi dare ascolto e sviluppare delle modalità per non far accumulare gli arretrati, e attenervisi.

Non facile assolutamente!

Bye,
Giulia