Consigli di lavoro, Lavoro, Rapporto cliente fornitore, Vita in ufficio

Le frasi utili sul lavoro: in caso di contrasti

Quando sul lavoro nascono contrasti è bene non prenderla sul personale. È un peccato rovinare un rapporto tra persone, tanto più se la posizione che dobbiamo difendere deriva più dal nostro ruolo che dalle nostre personali convinzioni.

Ecco quindi tre splendide frasi che sento dire spesso dai capi e che aiutano a introdurre delle ragioni di contrasto (il famoso “sì, ma…”), circoscrivendole però al piano professionale e allontanandole dall’aspetto umano e relazionale:

    •  Perdonami, ma …
    •  Non me ne volere, ma …
    •  Abbi pazienza, ma …

Buon uso :-)!
Giulia

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Consigli di lavoro, Vita in ufficio

Tecniche di sopravvivenza sul lavoro – parte III

Continuiamo l’esplorazione delle tecniche di sopravvivenza in ufficio:

4- informa sempre il tuo capo su tutto quello che i suoi pari grado potranno chiedergli. Il tuo capo non vorrà certo fare la brutta figura di rispondere ai suoi pari “ah questo non lo so, devo chiederlo ai miei” e sembrare impreparato o incapace di ottenere dai suoi ciò di cui ha bisogno. E tu non vorrai certo sentirti dire/urlare “voi non mi dite le cose!”. Certo il capo potrebbe assicurarsi prima di avere tutte le info di cui ha bisogno, ma non sempre lo farà.

5- coinvolgi sempre il tuo capo sui dettagli anche più operativi che però sai che stanno a cuore a lui/lei o al suo capo. Anche se a te sembra un dettaglio minore non degno dell’attenzione strategica di un capo, ma sai per esperienza (fa parte del tuo lavoro anche farti questa esperienza) che ci tiene, lui/lei direttamente o in modo ancora più importante il suo capo, fa decidere in proposito a lui/lei. Altrimenti potresti sentirti accusare di non sapere di avere un capo o di decidere per i fatti tuoi. Si potrà trattare dell’immagine per una presentazione o dell’albergo per una notte, ognuno ha i suoi gusti.

E con questo, ancora una volta, buona fortuna :-D!

Giulia

Consigli di lavoro, Lavoro, Sviluppo personale, Vita in ufficio

Aiuta il tuo capo a decidere: come fare?

Convinci coloro ai cui bisogni il tuo capo è sensibile e convincerai il tuo capo.

Quante volte succede che presentiamo al nostro capo (o supercapo) un’idea che ci sembrava geniale e che invece lui/lei accoglie freddamente – o rigetta in toto -, salvo poi ricredersi del tutto se a proporgliela è un terzo interlocutore? Quanta rabbia no? Poi però notiamo (nelle nostre sperimentazioni aziendali) che per farlo/farla decidere favorevolmente basta che siamo noi a dirgli/dirle che Tizio ha trovato quest’idea molto valida, e anzi risponderebbe proprio ai suoi bisogni.

Come possiamo allora muoverci con intelligenza affinché la nostra idea sia approvata senza farcene rubare il merito? Giochiamo d’anticipo. Scegliamo una persona all’interno dell’azienda a cui effettivamente il nostro capo, o super capo, dia retta (non certo un tizio qualsiasi quindi) e che nel contempo possa avere un interesse reale nella realizzazione della nostra idea. Ça va sans dire, deve essere una persona a cui, in termini di status, gerarchia (brutto da dire ma in aziende strutturate funziona così) o rapporti personali noi possiamo effettivamente rivolgerci.

Condividiamo l’idea con la persona in questione quando è già in uno stadio semi-lavorato (non quando è ancora in fase embrionale e quindi più facilmente rubabile, perché è meno facile capire chi effettivamente ci ha lavorato) e apportiamovi insieme le migliorie necessarie affinché entrambe le parti siano soddisfatte. Dopodiché portiamola dal nostro capo, o supercapo, spiegando bene con chi è stata condivisa l’idea e che la persona in questione ha espresso un parere favorevole. Attenzione comunque a non dare al capo l’idea di averlo sorpassato o di aver lavorato a vantaggio dell’unità o direzione della “persona in questione”.

Insomma, facilissimo! 😉

Può essere utile anche rivedere come a volte allargare il tavolo di discussione a terzi può aiutare a prendere decisioni.

Bye,
Giulia

Carriera, Consigli di lavoro, Leadership, Sviluppo personale

Per fare il capo ci vuole tempo

Un capo troppo operativo difficilmente potrà fare bene il suo lavoro. Il buon capo deve controllare che le attività richieste siano fatte, bene, entro le tempistiche stabilite, sollecitare quando necessario, riadattare timing e carichi di lavoro se serve, farsi approvare i progetti e sbloccare le autorizzazioni, migliorare i processi, cercare nuove opportunità per la propria area, motivare e far crescere i collaboratori, e probabilmente molte altre cose.

Tutte queste cose richiedono tempo – anche solo per fare il punto su dove si era rimasti (alla faccia dell’adagio “il capo non ha un ca**o da fare”). Un capo che è fin troppo impegnato a svolgere lui stesso in prima persona una serie di incarichi operativi – perché non ha abbastanza persone o le persone che ha non sono ancora pronte a farsene carico – avrà difficoltà a far fronte alle vere incombenze del proprio ruolo, quelle peraltro che qualificano il suo lavoro e per le quali non è (non dovrebbe essere) sostituibile dagli altri.

Per questo credo che, se si vuole crescere professionalmente, una cosa essenziale sia imparare, per quanto possibile, a staccarsi dall’operatività: imparare a fare (bene) una cosa, apportarvi miglioramenti in modo da farla meglio e più rapidamente, insegnare agli altri a farla e poi passare avanti, senza rimpianti per non occuparsi più di una cosa che piaceva fare e in cui magari si riusciva bene, e piuttosto aprirsi a nuovi “orizzonti” e nuove sfide (vabbè si tratta di un termine super inflazionato nel linguaggio aziendale, ma in questo caso è particolarmente calzante), mantenendo la mente curiosa e aperta. E logicamente premunendosi di formare gli altri nei periodi non di superlavoro (quando tenersi troppi lavori per sé comporta dei rischi non trascurabili).

Non facile da farsi per chi tende ad affezionarsi molto ai lavori che svolge…

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Lavoro, Vita in ufficio

Gestione di progetto: quando coinvolgere dei terzi può aiutare

Per arrivare ad una decisione, a volte, è necessario allargare il tavolo e portarvi più persone. Sembra paradossale: più interlocutori ci sono, più opinioni divergenti potrebbero emergere e l’entropia aumentare.

A volte però un punto di vista diverso aiuta a superare un impasse in cui potrebbe trovarsi un gruppo di lavoro che lavora da tempo sullo stesso progetto. Se le diverse soluzioni trovate non convincono fino in fondo, nonostante siano magari il frutto di diversi passaggi e rimaneggiamenti, probabilmente è il caso di coinvolgere qualche altra funzione aziendale. Non certo qualcuno a caso, bensì chi può avere un interesse specifico nella realizzazione del progetto, tipicamente il cliente interno.

Prendere in considerazione diversi punti di vista e i diversi interessi dei soggetti coinvolti aiuta infatti ad affinare con più decisione le soluzioni sul tavolo.

Non va neppure dimenticato che diverse funzioni aziendali hanno diverse agende e possono quindi imprimere maggiore urgenza alla finalizzazione del progetto. Naturalmente è vero anche il contrario, motivo per cui va posta molta attenzione a non coinvolgere chi, invece di velocizzare il progetto, rischia di rallentarne la realizzazione – dato che, una volta coinvolto, vorrà presumibilmente continuare ad avere voce in capitolo.

Come sempre nella gestione di progetto, quello che è importante è tenere ben presente l’obiettivo del progetto stesso e il rispetto della timing: tutto quello che ci può aiutare in tal senso va quindi conosciuto e utilizzato all’occorrenza.

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Lavoro, Rapporto cliente fornitore, Sviluppo personale, Vita in ufficio

L’importanza di far lavorare i fornitori

Saper far lavorare i fornitori è una capacità imprescindibile per poter lavorare bene. Ed è una capacità che chiunque voglia crescere professionalmente deve sviluppare, senza timidezze o pudicizie.

Si tratta di far fare agli altri il proprio lavoro, quello per cui sono pagati e per il quale si è deciso di contrattualizzarli. Spesso i junior dell’azienda cliente si fanno remore a chiedere ai fornitori di fare qualcosa, soprattutto se questo qualcosa sembra uscire da quello che normalmente viene loro richiesto o se questi si mostrano restii a darsi da fare. Con il risultato che il junior si mette magari a sbrigare il lavoro che invece dovrebbe fare il fornitore, rallentando tutta la catena.

Chiunque cerca di farsi appioppare meno lavoro possibile, è una questione di istinto (di sopravvivenza) più che di vera malizia o negligenza. E a questa logica non sfugge neanche il fornitore più solerte, se non altro perché, nell’attuale clima di continua contrazione dei costi, anche i suoi capi gli chiederanno di negoziare con il cliente il più possibile. È il normale gioco delle parti.

Far lavorare i fornitori non significa certo sfruttarli, questo deve essere chiaro, ma neanche accontentarsi di un lavoro parziale o fatto male quando invece si paga per un lavoro fatto con la dovuta diligenza.

Ma far lavorare in questo modo i fornitori significa anche molto lavoro da parte del cliente, che deve stare sul pezzo, monitorare attentamente gli avanzamenti, sollecitare le richieste fatte e il rispetto della timing, oltre a saper chiedere in modo efficace tutto ciò e saper giocare il gioco delle parti tra i diversi livelli gerarchici del fornitore per far sì che tutta la macchina si muova verso il raggiungimento degli obiettivi nei tempi e nelle modalità prestabilite.

Seguire i fornitori richiede tempo, ma bisogna rifuggire dalla tentazione di fare noi il lavoro che spetta a loro. In questo consiste la capacità di far lavorare i fornitori e solo così si può evitare di sfinirsi con attività che non ci competono e non essere invece abbastanza lucidi per gli incarichi che ci spettano e per i quali non possiamo essere sostituiti o, peggio, di sentirsi dire da un fornitore che lui non può andare avanti perché noi non gli diamo le risposte di cui ha bisogno!

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Gestione dello stress, Lavoro, Vita in ufficio

Attenzione ai fornitori che si parano il sedere

Vi è mai capitato che un vostro fornitore sia andato a dire al capo del vostro capo che non può lavorare (bene) per colpa vostra? Perché non l’avete aggiornato sugli sviluppi di un progetto, non gli avete dato delle risposte o gli avete chiesto di fermarsi su una cosa perché dovevate fare dei controlli? E puntualmente il capo del vostro capo (o qualcuno anche più su) si è incazzato con voi perché siete la causa di tutto ciò senza stare a sentire cosa è veramente successo? Se sì, benvenuti nel club!

Superata la voglia di strozzare il fornitore in questione (che magari deve ancora rispondervi su un sacco di questioni, altro che ritardi vostri!), analizziamo cosa è successo. Il fornitore ha semplicemente cercato di pararsi il sedere di fronte al capo del vostro capo, un bisogno comune dopotutto.
Il capo del proprio capo (o più su) difficilmente conoscerà l’avanzamento quotidiano delle operazioni in corso, e quindi la vera versione dei fatti, e potrà dunque trovarsi spiazzato di fronte ad una tale accusa. E non amerà sentirsi dire da un esterno che dei ritardi è colpa uno dei suoi.

Come evitare quindi il patatrac?
1) informatevi bene e assiduamente (almeno nei periodi clou di un progetto) con la segreteria o un assistente del vostro capo-capo se lui/lei avrà un incontro con qualche rappresentante di quel fornitore – se è un incontro ad alti livelli non necessariamente il vostro capo capo vi informerà.
2) prima dell’incontro cercate di fargli un quadro del progetto e di aggiornarlo su problemi e ritardi in corso con quel fornitore (e anche su cosa state magari ancora attendendo delle risposte da lui/lei). A questo scopo possono aiutare le note di progetto.
3) ribadite al vostro fornitore l’obiettivo/i del progetto e la timing chiedendogli se ci sono problemi o rallentamenti e, se del caso, di parlarne prima con voi, o al massimo con il proprio capo, senza fare inutile escalation.
4) incrociate le dita e preparatevi a rispondere in modo circostanziato al proprio capo capo se alla fine dei problemi venissero comunque fuori.

Bye,
Giulia