Consigli di lavoro, Vita in ufficio

Come farsi approvare i progetti dal capo? tentativi di risposta

Mandare una mail ricapitolativa non basta. Occorre mandarla e poi rompere le scatole per farsi ricevere 5 minuti dal capo e, carte stampate alla mano, farsi approvare tutto.

Banale, direte voi, e risaputo, direi io, ma dopo la giornata campale di oggi credo che me lo ripeterò, e lo ripeterò agli altri, come un mantra.

Il capo ha per definizione troppo poco tempo e può benissimo capitare che una mail non la legga o non le dia il corretto valore. Ed è pur vero che spesso si mandano mail al capo per pararsi il sedere, il che ci sta ma fino ad un certo punto: regge poco come scusa per non essersi fatti avanti a illustrare il progetto, anche se costa fatica e rifiuti.

Per le mail riepilogative, sempre utili, possono aiutare le note di progetto, mentre per far fronte a riunioni a rischio “urla” e rifiuti è bene ricordarsi l’arte del distacco.

Alla prossima giornata,
Giulia

Consigli di lavoro, Donne e lavoro, Gestione dello stress, Lavoro, Vita in ufficio

E tu di che ansia sei? Esempi di ansia al femminile sul posto di lavoro

Quanti tipi di ansia esistono? Forse conoscerli, e ri-conoscerli in se stessi, può aiutarci a combattere le ansie più sciocche e improduttive.

La pulce nell’orecchio me l’ha messa un bel pezzo di “osservazione partecipante” di giuliacalli sull’ansia femminile, in cui rilevava come le italiane ne soffrano più delle straniere. E alcune ansie di cui si parlava nei commenti al post erano davvero pazzesche!

Conosco molti uomini, in gamba e “paritari” nel rapporto con l’altro sesso, che si lamentano di avere seri problemi con capi donna proprio perché non sanno gestire l’ansia. Detesto queste distinzioni uomo-donna, ma devo ammettere, per mia esperienza diretta, che questa coglie un problema reale.

E quali “tipi di ansie” ho rinvenuto nelle cape con cui ho lavorato?

l’ansia di prendere decisioni: sarà giusta, sarà sbagliata? meglio aspettare l’ultimo minuto quando si è messi alle strette e bisogna per forza decidere! Non è decisamente l’approccio migliore; a volte non esistono decisioni giuste e decisioni sbagliate, e a volte è più importante il fatto di decidere che la totale giustezza del suo contenuto. Le donne tendono ad essere più perfezioniste degli uomini, e provano molto più bisogno di essere totalmente sicure prima di prendere una decisione, cosa che spesso non è davvero possibile (quanto rapidamente cambia il mondo attuale e ci scompiglia le carte in tavola?) e in certe attività la perfezione non esiste o se anche esistesse è inconoscibile per noi umani.

l’ansia di non riuscire a far tutto, che è l’altra faccia dell’ansia di voler far/controllare tutto, che nasce il più delle volte dalla convinzione che gli altri lavorino meno bene di quanto noi saremmo capaci (o meglio disponibili) a fare.

l’ansia da coscienza, che fa rimanere sempre convinte o di non aver mai fatto abbastanza o di non averlo fatto abbastanza bene e che ci sarebbero ancora tonnellate di lavoro da fare immediatamente o tonnellate di miglioramenti da apportare. L’aspetto perverso di quest’ansia è che spesso è pure una fonte di orgoglio, perché ci si convince di essere lavoratrici più diligenti e coscienziose degli altri.

l’ansia da abbandono o da scaricabarile, che viene la sera quando ci si rende conto che mentre si sta ancora sgobbando – a causa spesso dell’ansia da coscienza di cui sopra -, tutti gli altri sono già andati a casa e, dovendo/volendo invece noi rimanere a svangare lavoro ritenuto assolutamente necessario, si comincia ad accusare a destra e a manca la gente di non aver voglia di lavorare e di scaricare il barile sulle solite note che lavorano con coscienza.

E io di che ansia soffro?
• ansia da coscienza, indubitabilmente, anche se sto cercando di mandarla a quel paese, ovvero di relativizzare: se dovessi finire a brevissimo tutto quello che devo fare e farlo perfettamente servirebbe un battaglione, non una persona!

• ansia da abbandono / scaricabarile, sicuramente un po’, ma adesso la sto combattendo con tutte le mie forze, riconoscendo che se rimango la sera a lavorare fino a tardi è perché io decido di lavorare fino a tardi, non a causa di una pretesa irresponsabilità altrui; per questo se resto fino a tardi, ultimamente sono cosciente che lo faccio perché lo voglio, non perché devo a tutti i costi.

ansia da insicurezza ingiustificata: un’ansia davvero inutile, probabile genitrice dell’ansia da coscienza. Mi sono trovata ad andare nel panico convinta di non avere la situazione sotto controllo o di stupirmi esageratamente di avere invece tutto ben pianificato anche nel caso di imprevisti.

Proprio oggi ho osservato due casi di quest’ansia. Cercavo la chiavetta di lavoro per la connessione internet in trasferta e non l’ho trovata nel solito posto: mi è stato sufficiente per darla già per persa e accusare la mia presunta recente sbadataggine; quando poi non l’ho trovata nel secondo solito posto stavo per piantare la ricerca; poi mi sono fermata un attimo, ho pensato con calma dove l’avevo usata l’ultima volta e l’ho trovata immediatamente!

Caso due: rientro con un collega da una riunione e gli ricordo che entro la mattina dobbiamo risolvere una questione con un altro collega; lui a questo punto si dirige direttamente nel suo ufficio e io vado in affanno: deve lasciarmi almeno il tempo di raccogliere il materiale – dobbiamo discutere di foto, non di concetti astratti -. Rientro al volo in ufficio e mi trovo sul tavolo l’ordinato plico che mi ero preparata la sera prima con tutti i materiali di cui avevo bisogno, senza bisogno di cercarli o stamparli. E quello di cui sono più rimasta male è proprio che mi sono incredibilmente stupita di essere così organizzata, come se non avessi fiducia in me stessa!

E voi di che ansia siete :-)?

Ciao,
Giulia

Consigli di lavoro, Gestione dello stress, Vita in ufficio

Quando fare domande? bella domanda

Meglio sembrare stupidi e fare una domanda sciocca che sperare di aver capito e combinare un casino. E mi verrebbe pure da dire: meglio sembrare tonti e chiedere massima certezza su una cosa che si è sicuri di aver capito ma per la quale sorga anche un minimo dubbio.

Più facile da dirsi che da farsi! Oggi mi sono presa una sciampata pazzesca perché non mi ero accertata di una cosa per la quale ero sicura di aver capito correttamente ma per la quale in effetti volevo proprio un confronto con la grande capa perché cominciava a puzzarmi. E probabilmente avevo anche capito correttamente ma le informazioni erano incomplete e nel frattempo la situazione era cambiata.
Solo che ho aspettato che me la chiedesse lei, dato che mi sembrava una cosa stupida da chiederle. Ma valle a spiegare quando uno è incazzato che in realtà avevo anch’io dei dubbi. Mi ero accertata di avere più informazioni da chi, direttamente sotto di lei, poteva avercele, ma non ne avevano neppure loro. Avrei dovuto chiedere direttamente a lei. Ma come riconoscere quando una cosa merita di essere chiesta a un superiore, per definizione molto impegnato etc. etc.?

Per non fare due errori uguali nello stesso giorno, in seguito ho chiesto alla mia capa diretta dei consigli su come scrivere una mail a un importante dirigente di un’altra Direzione e me ne ha dati, e parecchi, e probabilmente mi hanno salvato anche parecchio il sedere, ma sentivo che per tutto il tempo era abbastanza seccata di doversi distogliere dal proprio lavoro.

Come fai a riconoscere quando è il caso di chiedere e quando no? Forse quello di sembrare seccanti è un rischio da correre se non si vogliono bloccare i progetti e poi essere accusati (giustamente dopotutto) di non averli portati a termine… Una tecnica alternativa può essere quella di fare le domande in contesti più informali (come a pranzo) ma non tutti apprezzano e non è possibile farlo con tutti gli interlocutori. Chiedere appuntamenti formali per un confronto non sempre funziona, perché spesso vengono posticipati o annullati, e spesso di certe informazioni si ha bisogno subito.

Argg vorrei tanto qualcuno che mi desse una dritta!

Consigli di lavoro, Gestione dello stress, Lavoro, Leadership, Vita in ufficio

L’arte del distacco: cosa si impara dalle urlate del capo

Quando tutto sembra perduto, l’unica cosa da fare è mantenere lucidità, sangue freddo e quel sano distacco. E ci accorgeremmo così che tutto si può risolvere, probabilmente anche con meno fatica e drammi di quello che si pensava. Questo è tanto più vero sul lavoro dove – a meno di incidenti in cui qualcuno può rimanere ferito o peggio -, se qualcosa non funziona o anche un intero progetto si rivela una ciofeca, non muore nessuno, cosa che invece accade in molti altri contesti, come spesso ci racconta la cronaca.

Ecco cosa ho capito oggi! L’invito per il nostro mega evento di Parigi è in stampa, deve esserci consegnato con salti mortali dopodomani, e già siamo in super ritardo per le spedizioni, e cosa succede oggi? il nuovo capo della mia capa si fa venire la grandissima idea (salvifica dopotutto) di mostrare alla grande capa come effettivamente verrebbe fuori l’invito stampato. Cosa che si fa assolutamente sempre, e ben prima di dover mandare in stampa, ma a cui questa volta avevamo dovuto sopperire con degli scambi di file e ok via mail, dato che eravamo già strettissimi con i tempi e la grande capa non era in sede nei giorni immediatamente prima dell’ok si stampi. Ebbene? L’invito fa schifo, bisogna rifare tutto. Le prospetto che così gli inviti superfighi come li vuole lei arriveranno stampati non prima di 10 giorni (1° maggio, sabato e domenica inclusi), lei li vuole al massimo tra 6 giorni (1° maggio, sabato e domenica inclusi anche qui). Che fare? il suicidio non è contemplato.

Torno in ufficio frustrata e abbattutissima, con voce rotta spiego ai colleghi l’accaduto e blocchiamo le stampe. Lo stampatore poi non può neanche stare al telefono più di tanto, rinviamo la call al pomeriggio. È ora di andare a mangiare, colleghi di altri uffici ci invitano, e io non ho ancora chiamato l’agenzia che ci fa il bozzetto di stampa per comunicarle le modifiche da fare. Sono davvero distrutta, non ce la faremo mai mi dico, ma mando tutto a quel paese e vado a mangiare anch’io.

Risultato? Pranzando e chiacchierando mi rilasso, metto le cose in prospettiva, mi rendo conto che non è morto nessuno (!) e tornando dalla mensa chiamo l’agenzia per le modifiche. Nel pomeriggio viene lo stampatore, decidiamo con la grande capa i materiali più fighi da usare, arrivano i bozzetti corretti e….sarà tutto pronto per il giorno richiesto!

Incrociamo le dita e facciamo finta di non sapere cosa tutto ciò verrà a costare, ma la cosa si è risolta e nel pomeriggio ho avuto la lucidità di fare tutte le altre mille cose che dovevo svangare. Avessi saltato il pranzo come, nella mia agitazione, ero convinta di dover assolutamente fare, sarei rimasta con l’ansia tutto il giorno e non avrei combinato un tubo.

Direi che è stata davvero una lezione importante: grazie grande capa per la tua sfuriata ;-)!

L’unico problema è che non è davvero facile riuscire a prendersi il giusto distacco per fermarsi un attimo e mettere le cose nel loro giusto ordine. Ma è una capacità assolutamente necessaria se si vuole gestire progetti complessi.

Bye bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Lavoro, Vita in ufficio

La scrivania dell’Amministratore Delegato

Hai mai visto la scrivania dell’Amministratore Delegato? chiede il mio capo, esasperato davanti al caos che c’è sulla mia, scrivania. Sì, è vuota. Gli rispondo io. Appunto, fa una cosa e la mette via, e se trova tempo lui che è l’Amministratore Delegato! rimarca.

E già, questa è una bella lezione! Vado matta per l’ordine ma lavoro in comunicazione e tra bozzetti, mock up, proposte, preventivi e contratti di almeno 5 progetti alla volta non trovo mai il tempo di mettere a posto le cose, e affogo!
Ed è proprio questo il problema: affogare nelle cose operative significa non riuscire a creare lo spazio, fisico e mentale, per vedere il quadro generale.

Viva le lezioni che ci impartiscono le scrivanie allora ;-)!

Consigli di lavoro, Gestione delle persone, Leadership

L’importanza di delegare? poter mangiare il pranzo con la dovuta calma

Saper delegare è importantissimo per poter elevare il proprio lavoro, lo dice qualsiasi manuale di management, figuriamoci di leadership. Ebbene, domenica l’ho imparato in maniera ancora più convincente!

Mi occupo anche di eventi, motivo per cui lavorare di domenica, dopo un’intera settimana di lavoro, non è purtroppo una cosa troppo peregrina. Per la prima volta mi sono trovata a dover gestire da sola, come azienda cliente, lo svolgimento sul campo di un evento di medie dimensioni. Mi sono resa conto di diverse cose, delle quali ero perfettamente a conoscenza, ma di cui così mi sono convinta ancora di più:

1) in tutti i contesti c’è bisogno di qualcuno che prenda le decisioni;
2) deve essere chiaro a tutti chi prende le decisioni;
3) chi deve prendere le decisioni deve fin da subito porsi come la persona “in charge” di fronte ai diversi interlocutori con cui avrà a che fare;
4) chi deve prendere le decisioni, non deve avere paura di prenderle, giuste o sbagliate che siano, l’importante è prenderle, per quanto paradossale possa sembrare;
5) quando c’è da trattare con esterni (in questo caso gli ospiti dell’attrazione), serve sempre qualcuno che faccia il “cattivo” della situazione – ovvero qualcuno diverso dal “front end”, che appaia appunto come la persona veramente “in charge” della situazione, a cui gli esterni possano appellarsi per far sentire le proprie ragioni ma alle cui valutazioni sentano poi di doversi in definitiva adeguare;
6) la persona “in charge” deve distribuire tutti gli incarichi che può delegare, per poter essere abbastanza fresca da svolgere i compiti che non può demandare. Pensare di svolgere tutto da soli è davvero una grande stupidaggine, non solo perché è umanamente impossible ma anche perché significa – dopotutto – non avere fiducia in quello che gli altri possono fare. La cosa peggiore è che, avendo delle persone a disposizione ma non impiegandole, si finisce per comunicare loro questa mancanza di fiducia e, alla fine dei conti, demotivarle a dimostrare il contrario.
7) la persona “in charge” deve avere chiari gli obiettivi e i bisogni della situazione: in questo modo sarà decisamente più incisiva nelle sue richieste, perché sarà più convinta e in grado di comunicare con più facilità agli altri la necessità di queste azioni.

In sostanza cos’è successo? Non ho comunicato con incisività alle persone che coordinavo che almeno una doveva andare a mangiare prima delle altre, così da averne almeno una a presidiare l’attrazione durante la pausa pranzo generale. Perché non l’ho fatto? Perché avevo fatto troppa roba in precedenza e non ero abbastanza lucida da rendermi conto – e comunicare loro – che qualcuno doveva comunque restare attorno alla struttura. Risultato? sono dovuta correre al primo bar vicino aperto (era domenica), comprare due mini panini e mangiarli di corsa mentre facevo io la guardia alla struttura, non riposandomi e iniziando quindi il pomeriggio più stanca di prima e comunque come persona “in charge”.

Che fatica! evitabilissima la prossima volta :-)!

Ciao,
Giulia

Consigli di lavoro, Vita in ufficio

Consigli di lavoro: se devi incontrare un direttore…

Se incontri un direttore, verifica come prima cosa che abbia capito perché sei lì e abbia chiaro il quadro generale in cui si inserisce quello che gli stai chiedendo.

Oggi ho avuto l’occasione di incontrare a tu per tu uno dei direttori di una nostra consociata per discutere insieme la lista di invitati per un evento. Logicamente mi ero preparata cosa dire ed ero convinta di aver inquadrato la questione ad un livello abbastanza ampio, ma mi sono rapidamente resa conto che sapeva solo la città e il mese in cui si sarebbe svolto il tutto. E ho dovuto ricominciare a spiegare tutto da capo, facendo perdere tempo a entrambi.

Quindi lezione per la prossima volta: con domande generiche capire il livello di conoscenza che l’interlocutore ha del tema, lasciandogli lo spazio per fare domande fin da subito. Poi, accertandosi che abbia capito, verificare che abbia ben chiaro di cosa si ha bisogno e a cosa serve. Utilizzare come base delle note di progetto, e magari anche consegnarle, è un ottimo modo per fare rapidamente il punto.

Consigli di lavoro, Vita in ufficio

Consigli di lavoro: scrivi note di progetto ampliabili e adattabili a tutti gli interlocutori

Cos’è c’è di più difficile in un progetto complesso che tenere insieme tutti i pezzi? Quante mail e note bisogna scrivere per tenere tutti gli interlocutori allineati sugli obiettivi e contenuti del progetto e verificare che siano informati del proseguio delle diverse fasi?

E scrivere note e mail riepilogative è un’attività che porta sempre via un bel po’ di tempo, soprattutto se ogni volta bisogna ricostruire i diversi elementi del progetto da fonti e supporti diversi. A fronte di questa bella fregatura mi sono resa conto che c’è solo una cosa che aiuta a semplificarsi la vita: predisporre, fin dall’inizio del progetto – quando c’è anche meno materiale da raccogliere -, una nota che racconti obiettivi, budget, contenuti e macro-fasi del progetto. Questa nota, una volta condivisa e approvata da tutti i partecipanti del progetto, verrà gradualmente arricchita e chiarita man mano che il progetto prende vita; la nota stessa, o parti e adattamenti di essa, verranno poi di nuovo condivisi e verificati con i partecipanti o anche con esterni.

Ne deriva un documento strutturato e flessibile che permette rapidamente di fare il punto – senza doversi ogni volta rimettere a scrivere da capo – e di allineare diversi soggetti, tanto più che, essendo condivisa, nessuno potrà più dire “ma io non lo sapevo!”.

Per coordinarsi e a rispettare le scadenze ci sono certamente diagrammi di Gantt e le timing più varie, ma spesso il vero ostacolo alla realizzazione di un progetto sta ad un livello più alto, nella scarsa condivisione delle sue finalità. Quante volte succede che a progetto già ben avviato – magari ad una riunione di avanzamento – uno dei partecipanti esclami “Allora è qui che volevate andare a parare? Non se ne parla neanche, a me non va bene.” e ne segua sfiducia e sospetto? A volte gli scontri nascono perché ogni unità coinvolta ha obiettivi diversi per quel progetto e da per scontato che gli altri ne siano consapevoli, o non si rende conto pienamente di certe conseguenze o complicazioni.

Condividere obiettivi e contenuti è quindi fondamentale, ma non si può neanche passare la vita a scrivere recap!

Redigere una nota che si arricchisce man mano che si sviluppa il progetto e viene adattata ai diversi interlocutori è in assoluto la soluzione che ho trovato più efficiente. Anche per verificare che il progetto stia rispondendo effettivamente a quanto ci si era prefissati!

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Il buon capo: caratteristiche – parte I

Come fa un buon capo a creare un clima di serenità in cui i suoi collaboratori possono lavorare bene? È la domanda che mi facevo nel post omonimo e a cui ora provo a dare una risposta attraverso le osservazioni che ho fatto questi giorni. E altre ne seguiranno :-).

Un buon capo indice riunioni interfunzionali di avanzamento su progetti complessi con le unità che non collaborano. Ci sono sempre un sacco di progetti trasversali a diverse funzioni aziendali che non vanno avanti perché le altre unità non se ne occupano come dovrebbero: purtroppo è normale
visto che diverse unità hanno diverse priorità. Invece di sollecitare via mail o telefono gli interlocutori e di ricriminare che qualcuno non fa il proprio lavoro, il buon capo inchioda i “negligenti” in riunioni di avanzamento in cui si spiega bene cosa e quando ci si aspetta da loro, in modo da poterli incastrare su un timing condiviso se poi non danno seguito. Non ci si può difendere dall’accusa di non aver portato a termine un progetto dicendo che è colpa degli altri che non lavorano!

Un buon capo è capace di (e disponibile a) strigliare con decisione i fornitori se, nonostante le ripetute richieste dei suoi collaboratori, non producono quanto richiesto con le modalità stabilite. I collaboratori devono fare tutto quanto possibile per farglielo fare, ma a volte è necessario fare escalation: i progetti non possono bloccarsi perché i fornitori non lavorano – perché magari hanno altre priorità -; se gli operativi non collaborano, il proprio capo deve farsi sentire con i loro capi e mettere le cose in chiaro. Sentirsi in soggezione a chiedere al proprio capo di intervenire può essere molto controproducente per tutti!

Un buon capo considera i suoi collaboratori come degli stakeholders a tutti gli effetti: si preoccupa di far capire loro che ha compreso quello che gli/le chiedono e di tenerne conto, anche se poi ha diritto ad avere l’ultima parola. Mi sono trovata troppo spesso a dire ai miei precedenti capi che non potevo essere presente ad una riunione perché ne avevo già un’altra in contemporanea e non ricevere nemmeno una risposta, che sarebbe equivalsa almeno ad una presa in considerazione.