Consigli di lavoro, Gestione dello stress, Vita in ufficio

Attenzione alla stanchezza: ode alla pausa.

Dicono che ogni 2 ore bisognerebbe fare 20 minuti di pausa. Nella realtà della vita d’ufficio non li si fa quasi mai, a meno di non essere dei lavativi o di avere un lavoro che sollecita molto gli occhi davanti al pc.

Eppure non prendersi una pausa quando serve è uno dei nemici peggiori della produttività e della qualità del lavoro. Avete notato quanto si diventa irritabili, suscettibili e scontrosi quando si è stanchi? si risponde male per un nonnulla. 

Peggio ancora: è molto più difficile recuperare freschezza e lucidità facendo una pausa quando si è già molto stanchi. Brevi break di tanto in tanto portano via meno tempo di un’unica pausa prolungata e sono molto più efficaci.

Keep that in mind! Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Gestione dello stress, Lavoro, Vita in ufficio

Tecniche di sopravvivenza sul lavoro – parte V

Continuiamo il viaggio tra i mille trucchi e accorgimenti da applicare sul lavoro, che si scoprono giorno per giorno:.

9- Il miglior modo per sbagliare è pensare di non essere pronti o di non aver fatto bene le cose. La maggior parte delle volte si è pronti e le cose sono state fatte bene, ma se non se ne è consapevoli si rischia di rovinare tutto. Bisogna avere fiducia in se stessi e nella qualità del proprio lavoro. Certamente aiuta molto imparare a presentare bene quello che si è fatto, in modo da riuscire a fare bella figura anche quando non si è al top della condizione; viceversa
bisogna evitare di presentare male quello che si è preparato con molta cura.

10- Se sei la persona in charge di qualcosa, non aver paura a prendere il comando e a chiedere, anche pretendere se necessario, le cose con fermezza: gli altri si aspettano che tu lo faccia e non lo percepiranno come un atto di arroganza, bensì come un atto dovuto di autorità e autorevolezza. Sarebbe piuttosto un rischio non farlo, e non solo perché le cose non verrebbero fatte, ma anche perché le persone si troverebbero senza una guida chiara e potrebbero pensare di poter fare quello che vogliono o di poter decidere autonomamente su determinati aspetti su cui invece non hanno alcuna autorità.

Bye,
Giulia

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Attenzione ai fornitori che si parano il sedere

Vi è mai capitato che un vostro fornitore sia andato a dire al capo del vostro capo che non può lavorare (bene) per colpa vostra? Perché non l’avete aggiornato sugli sviluppi di un progetto, non gli avete dato delle risposte o gli avete chiesto di fermarsi su una cosa perché dovevate fare dei controlli? E puntualmente il capo del vostro capo (o qualcuno anche più su) si è incazzato con voi perché siete la causa di tutto ciò senza stare a sentire cosa è veramente successo? Se sì, benvenuti nel club!

Superata la voglia di strozzare il fornitore in questione (che magari deve ancora rispondervi su un sacco di questioni, altro che ritardi vostri!), analizziamo cosa è successo. Il fornitore ha semplicemente cercato di pararsi il sedere di fronte al capo del vostro capo, un bisogno comune dopotutto.
Il capo del proprio capo (o più su) difficilmente conoscerà l’avanzamento quotidiano delle operazioni in corso, e quindi la vera versione dei fatti, e potrà dunque trovarsi spiazzato di fronte ad una tale accusa. E non amerà sentirsi dire da un esterno che dei ritardi è colpa uno dei suoi.

Come evitare quindi il patatrac?
1) informatevi bene e assiduamente (almeno nei periodi clou di un progetto) con la segreteria o un assistente del vostro capo-capo se lui/lei avrà un incontro con qualche rappresentante di quel fornitore – se è un incontro ad alti livelli non necessariamente il vostro capo capo vi informerà.
2) prima dell’incontro cercate di fargli un quadro del progetto e di aggiornarlo su problemi e ritardi in corso con quel fornitore (e anche su cosa state magari ancora attendendo delle risposte da lui/lei). A questo scopo possono aiutare le note di progetto.
3) ribadite al vostro fornitore l’obiettivo/i del progetto e la timing chiedendogli se ci sono problemi o rallentamenti e, se del caso, di parlarne prima con voi, o al massimo con il proprio capo, senza fare inutile escalation.
4) incrociate le dita e preparatevi a rispondere in modo circostanziato al proprio capo capo se alla fine dei problemi venissero comunque fuori.

Bye,
Giulia

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Il pericolo di usare le proprie capacità

Sul lavoro bisogna saper usare con giudizio le proprie capacità. Essere bravi sul lavoro non comporta necessariamente avere un buon rendimento, anzi può essere controproducente.

Essere bravi significa rischiare di trovarsi, ad un certo punto, veramente oberati di lavoro e incapaci di fare bene il proprio dovere. Se si è bravi a sbrogliare rapidamente tanto lavoro e tanti lavori diversi, più dei propri colleghi, e la cosa diventa risaputa, un numero maggiore di persone preferirà rivolgersi a voi piuttosto che agli altri, incrementando così il vostro carico di lavoro. Se poi diventate sempre più autonomi, alcune mansioni non potranno neanche più essere svolte dai vostri colleghi e quindi rimarranno sul vostro groppone e diventeranno, di fatto, di vostra responsabilità.

I rischi qui sono
1) diventare dei veri e propri colli di bottiglia, problema molto grave da un punto di vista organizzativo;
2) finire così invischiati di roba da fare da non avere la possibilità di sviluppare uno sguardo d’insieme del proprio lavoro, né tanto meno nuove capacità né possibilità di elevare il proprio lavoro;
3) avere così tante cose da sbrogliare, magari non necessariamente di propria competenza, da non riuscire a portare a termine i lavori personalmente assegnatici con conseguenti, e nonostante ci sia fatti il mazzo ragionevoli, rimproveri.
E da questi è facile poi passare ad una percezione negativa del proprio rendimento da parte dei propri superiori – che ci hanno affidato certi incarichi e non altri. In sostanza, una bella fregatura: si lavora un sacco e non si viene riconosciuti da coloro che veramente contano per la propria crescita professionale.

E allora con che criterio usare le proprie capacità per valorizzarle ma senza farsi del male? Se ci si intesta nuovi incarichi, verificare di avere, o di poter avere in un ragionevole futuro, una squadra adeguata a cui affidarli; se non c’è quella possibilità, formare i propri colleghi a farsene carico una volta che avrete elaborato, e magari standardizzato, nuovi processi per rendere più snelli certi lavori. E soprattutto non affezionarsi mai troppo ad un determinato incarico, ma accettare che sia svolto anche dai colleghi, altrimenti ci si troverà sempre a fare gli stessi lavori e a non crescere.

Detto questo…da dove devo cominciare?! Aiuto!

Giulia

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Rifiutarsi di aiutare gli altri: perché è importante sul lavoro

Crescere professionalmente significa anche rifiutarsi di aiutare (sempre) gli altri a fare il proprio lavoro. Non come gesto di presunzione o supponenza (tutti abbiamo bisogno degli altri, a qualsiasi livello) ma come modo per dare (e far riconoscere) valore al proprio lavoro. E per non affogare nel lavoro cercando di fare il proprio e anche l’altrui.

《Non fare sempre l’assistente di tutti!》, è con queste parole stizzite che la mia capa mi ha ripreso oggi al termine di una lunga telefonata in cui ho spiegato per filo e per segno ad un fornitore cosa volevamo da lui. Sono diventata piuttosto brava a rimbalzare il lavoro ai legittimi 《proprietari》, ma evidentemente non ne era ancora soddisfatta. Al di là del diverbio verbale mi ha fatto capire una cosa importante: non voglio affatto fare l’assistente di qualcuno tutta la vita!

Aiutare gli altri a fare il proprio lavoro significa essenzialmente cinque cose:
1) dare la sensazione agli altri che l’altrui lavoro sia più importante del nostro, visto che non ci facciamo troppo scrupolo di sacrificare del nostro tempo per sollevare l’altro dal fare parte del proprio;
2) 《viziare》 gli altri e creare dannose aspettative di pari disponibilità per il futuro;
3) credere, sotto sotto, che gli altri non siano in grado di fare quella parte di lavoro in autonomia;
4) in definitiva, ingolfarsi di lavoro e riuscire con più difficoltà a raggiungere i propri obiettivi, nel qual caso asserire che si è dovuto aiutare gli altri a fare il proprio lavoro non può assolutamente valere come attenuante;
5) disconoscere la validità dell’organizzazione aziendale che attribuisce diversi compiti a diverse unità proprio perché nessuno può fare tutto e anzi può diventare un collo di bottiglia.

Questo voler far tutto vi ricorda qualcosa a proposito dell’ansia?

Ciao,
Giulia

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Tecniche di sopravvivenza sul lavoro – parte II

In condizioni di stress anormale si rischia di cadere in trappole da cui, in situazioni standard, ci si guarderebbe con facilità dal finirci. Ecco perché solo essere ancora più coscienti di queste trappole può aiutarci nelle condizioni difficili: e con questa lezione, mi concedo una magra consolazione per la giornata di oggi.

Per cui continuiamo con questo elenco di cose da tenere bene a mente per sopravvivere nella giungla dell’ufficio:

3- la rapidità è auspicabile ma la fretta porta guai: se sei stanco e/o poco lucido fermati, potresti non vedere cose che normalmente ti salterebbero all’occhio, se hai un dubbio esprimilo con forza ai tuoi capi, prima che le cose partano per la tangente e diventino un problema. Meglio prendersi un’urlata perché si è stati lenti, piuttosto che un intero sciampo perché si è commesso un errore ormai irreparabile.

Chissà se avete già capito che mi sto riferendo all’organizzazione di un evento ;-)? Una delle attività di comunicazione più faticose, più rischiose e in cui più si può imparare di queste lezioni… ahimè :-(!

Ciao,
Giulia

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Tecniche di sopravvivenza sul lavoro – parte I

Qualche consiglio di sopravvivenza in ufficio che non guasta mai:

1- precedi i bisogni del tuo capo: con la sua segreteria, fissa una riunione con il tuo grande capo prima che lui/lei venga a reclamare a che punto è quel tal progetto: quando arriva puoi premurosamente dirgli “infatti, ho fissato a quell’ora così ne possiamo parlare con (la dovuta) calma”. Così a quell’ora sarai pronto e il capo non potrà farti troppo la sciampata che non sei pronto!

2- non aspettare l’ultimo minuto per dire che hai bisogno di una mano: se sei in difficoltà, alza per tempo e ben in alto la bandierina per chiedere aiuto e verifica che i tuoi capi abbiano capito che è urgente! a volte anche se lo spieghi chiaro, non ne realizzano la gravità. Magari se un tuo progetto non procede perché qualcuno non collabora, il tuo capo potrà indire una riunione interfunzionale di avanzamento o strigliare un fornitore che non collabora.

E detto questo… buona fortuna!

Ciao,
Giulia