Lavoro, Vita in ufficio

Il buon fornitore aiuta il cliente

Il buon fornitore è quello su cui sai di poter contare, che ti da retta se hai bisogno di un aiuto immediato (purché non diventi la norma), di cui ti puoi fidare quando gli chiedi di fare qualcosa.

Nel lavoro di ogni giorno e soprattutto nei periodi di superlavoro, queste caratteristiche diventano importanti quanto la qualità del prodotto finale che il fornitore è in grado di darti. Questa è una grande lezione che oggi mi ha fornito un collega.

E questa flessibilità è più spesso garantita da fornitori piccoli che da agenzie strutturate che, paradossalmente, risultano molto meno disponibili: dovendo macinare moli di lavoro più importanti e disponendo di un certo numero di persone, sono più propense a dotarsi di procedure e format da rispettare che prendono tempo e coinvolgono numerose persone. Al cliente sta valutare di chi ha bisogno per ogni singolo progetto e anche circostanza.

Bye!
Giulia

Annunci
Consigli di lavoro, Vita in ufficio

Tecniche di sopravvivenza sul lavoro – parte III

Continuiamo l’esplorazione delle tecniche di sopravvivenza in ufficio:

4- informa sempre il tuo capo su tutto quello che i suoi pari grado potranno chiedergli. Il tuo capo non vorrà certo fare la brutta figura di rispondere ai suoi pari “ah questo non lo so, devo chiederlo ai miei” e sembrare impreparato o incapace di ottenere dai suoi ciò di cui ha bisogno. E tu non vorrai certo sentirti dire/urlare “voi non mi dite le cose!”. Certo il capo potrebbe assicurarsi prima di avere tutte le info di cui ha bisogno, ma non sempre lo farà.

5- coinvolgi sempre il tuo capo sui dettagli anche più operativi che però sai che stanno a cuore a lui/lei o al suo capo. Anche se a te sembra un dettaglio minore non degno dell’attenzione strategica di un capo, ma sai per esperienza (fa parte del tuo lavoro anche farti questa esperienza) che ci tiene, lui/lei direttamente o in modo ancora più importante il suo capo, fa decidere in proposito a lui/lei. Altrimenti potresti sentirti accusare di non sapere di avere un capo o di decidere per i fatti tuoi. Si potrà trattare dell’immagine per una presentazione o dell’albergo per una notte, ognuno ha i suoi gusti.

E con questo, ancora una volta, buona fortuna :-D!

Giulia

Consigli di lavoro, Lavoro, Sviluppo personale, Vita in ufficio

Aiuta il tuo capo a decidere: come fare?

Convinci coloro ai cui bisogni il tuo capo è sensibile e convincerai il tuo capo.

Quante volte succede che presentiamo al nostro capo (o supercapo) un’idea che ci sembrava geniale e che invece lui/lei accoglie freddamente – o rigetta in toto -, salvo poi ricredersi del tutto se a proporgliela è un terzo interlocutore? Quanta rabbia no? Poi però notiamo (nelle nostre sperimentazioni aziendali) che per farlo/farla decidere favorevolmente basta che siamo noi a dirgli/dirle che Tizio ha trovato quest’idea molto valida, e anzi risponderebbe proprio ai suoi bisogni.

Come possiamo allora muoverci con intelligenza affinché la nostra idea sia approvata senza farcene rubare il merito? Giochiamo d’anticipo. Scegliamo una persona all’interno dell’azienda a cui effettivamente il nostro capo, o super capo, dia retta (non certo un tizio qualsiasi quindi) e che nel contempo possa avere un interesse reale nella realizzazione della nostra idea. Ça va sans dire, deve essere una persona a cui, in termini di status, gerarchia (brutto da dire ma in aziende strutturate funziona così) o rapporti personali noi possiamo effettivamente rivolgerci.

Condividiamo l’idea con la persona in questione quando è già in uno stadio semi-lavorato (non quando è ancora in fase embrionale e quindi più facilmente rubabile, perché è meno facile capire chi effettivamente ci ha lavorato) e apportiamovi insieme le migliorie necessarie affinché entrambe le parti siano soddisfatte. Dopodiché portiamola dal nostro capo, o supercapo, spiegando bene con chi è stata condivisa l’idea e che la persona in questione ha espresso un parere favorevole. Attenzione comunque a non dare al capo l’idea di averlo sorpassato o di aver lavorato a vantaggio dell’unità o direzione della “persona in questione”.

Insomma, facilissimo! 😉

Può essere utile anche rivedere come a volte allargare il tavolo di discussione a terzi può aiutare a prendere decisioni.

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Lavoro, Vita in ufficio

Gestione di progetto: quando coinvolgere dei terzi può aiutare

Per arrivare ad una decisione, a volte, è necessario allargare il tavolo e portarvi più persone. Sembra paradossale: più interlocutori ci sono, più opinioni divergenti potrebbero emergere e l’entropia aumentare.

A volte però un punto di vista diverso aiuta a superare un impasse in cui potrebbe trovarsi un gruppo di lavoro che lavora da tempo sullo stesso progetto. Se le diverse soluzioni trovate non convincono fino in fondo, nonostante siano magari il frutto di diversi passaggi e rimaneggiamenti, probabilmente è il caso di coinvolgere qualche altra funzione aziendale. Non certo qualcuno a caso, bensì chi può avere un interesse specifico nella realizzazione del progetto, tipicamente il cliente interno.

Prendere in considerazione diversi punti di vista e i diversi interessi dei soggetti coinvolti aiuta infatti ad affinare con più decisione le soluzioni sul tavolo.

Non va neppure dimenticato che diverse funzioni aziendali hanno diverse agende e possono quindi imprimere maggiore urgenza alla finalizzazione del progetto. Naturalmente è vero anche il contrario, motivo per cui va posta molta attenzione a non coinvolgere chi, invece di velocizzare il progetto, rischia di rallentarne la realizzazione – dato che, una volta coinvolto, vorrà presumibilmente continuare ad avere voce in capitolo.

Come sempre nella gestione di progetto, quello che è importante è tenere ben presente l’obiettivo del progetto stesso e il rispetto della timing: tutto quello che ci può aiutare in tal senso va quindi conosciuto e utilizzato all’occorrenza.

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Lavoro, Rapporto cliente fornitore, Sviluppo personale, Vita in ufficio

L’importanza di far lavorare i fornitori

Saper far lavorare i fornitori è una capacità imprescindibile per poter lavorare bene. Ed è una capacità che chiunque voglia crescere professionalmente deve sviluppare, senza timidezze o pudicizie.

Si tratta di far fare agli altri il proprio lavoro, quello per cui sono pagati e per il quale si è deciso di contrattualizzarli. Spesso i junior dell’azienda cliente si fanno remore a chiedere ai fornitori di fare qualcosa, soprattutto se questo qualcosa sembra uscire da quello che normalmente viene loro richiesto o se questi si mostrano restii a darsi da fare. Con il risultato che il junior si mette magari a sbrigare il lavoro che invece dovrebbe fare il fornitore, rallentando tutta la catena.

Chiunque cerca di farsi appioppare meno lavoro possibile, è una questione di istinto (di sopravvivenza) più che di vera malizia o negligenza. E a questa logica non sfugge neanche il fornitore più solerte, se non altro perché, nell’attuale clima di continua contrazione dei costi, anche i suoi capi gli chiederanno di negoziare con il cliente il più possibile. È il normale gioco delle parti.

Far lavorare i fornitori non significa certo sfruttarli, questo deve essere chiaro, ma neanche accontentarsi di un lavoro parziale o fatto male quando invece si paga per un lavoro fatto con la dovuta diligenza.

Ma far lavorare in questo modo i fornitori significa anche molto lavoro da parte del cliente, che deve stare sul pezzo, monitorare attentamente gli avanzamenti, sollecitare le richieste fatte e il rispetto della timing, oltre a saper chiedere in modo efficace tutto ciò e saper giocare il gioco delle parti tra i diversi livelli gerarchici del fornitore per far sì che tutta la macchina si muova verso il raggiungimento degli obiettivi nei tempi e nelle modalità prestabilite.

Seguire i fornitori richiede tempo, ma bisogna rifuggire dalla tentazione di fare noi il lavoro che spetta a loro. In questo consiste la capacità di far lavorare i fornitori e solo così si può evitare di sfinirsi con attività che non ci competono e non essere invece abbastanza lucidi per gli incarichi che ci spettano e per i quali non possiamo essere sostituiti o, peggio, di sentirsi dire da un fornitore che lui non può andare avanti perché noi non gli diamo le risposte di cui ha bisogno!

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Gestione dello stress, Lavoro, Vita in ufficio

Attenzione ai fornitori che si parano il sedere

Vi è mai capitato che un vostro fornitore sia andato a dire al capo del vostro capo che non può lavorare (bene) per colpa vostra? Perché non l’avete aggiornato sugli sviluppi di un progetto, non gli avete dato delle risposte o gli avete chiesto di fermarsi su una cosa perché dovevate fare dei controlli? E puntualmente il capo del vostro capo (o qualcuno anche più su) si è incazzato con voi perché siete la causa di tutto ciò senza stare a sentire cosa è veramente successo? Se sì, benvenuti nel club!

Superata la voglia di strozzare il fornitore in questione (che magari deve ancora rispondervi su un sacco di questioni, altro che ritardi vostri!), analizziamo cosa è successo. Il fornitore ha semplicemente cercato di pararsi il sedere di fronte al capo del vostro capo, un bisogno comune dopotutto.
Il capo del proprio capo (o più su) difficilmente conoscerà l’avanzamento quotidiano delle operazioni in corso, e quindi la vera versione dei fatti, e potrà dunque trovarsi spiazzato di fronte ad una tale accusa. E non amerà sentirsi dire da un esterno che dei ritardi è colpa uno dei suoi.

Come evitare quindi il patatrac?
1) informatevi bene e assiduamente (almeno nei periodi clou di un progetto) con la segreteria o un assistente del vostro capo-capo se lui/lei avrà un incontro con qualche rappresentante di quel fornitore – se è un incontro ad alti livelli non necessariamente il vostro capo capo vi informerà.
2) prima dell’incontro cercate di fargli un quadro del progetto e di aggiornarlo su problemi e ritardi in corso con quel fornitore (e anche su cosa state magari ancora attendendo delle risposte da lui/lei). A questo scopo possono aiutare le note di progetto.
3) ribadite al vostro fornitore l’obiettivo/i del progetto e la timing chiedendogli se ci sono problemi o rallentamenti e, se del caso, di parlarne prima con voi, o al massimo con il proprio capo, senza fare inutile escalation.
4) incrociate le dita e preparatevi a rispondere in modo circostanziato al proprio capo capo se alla fine dei problemi venissero comunque fuori.

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Gestione dello stress, Lavoro, Sviluppo personale, Vita in ufficio

Il pericolo di usare le proprie capacità

Sul lavoro bisogna saper usare con giudizio le proprie capacità. Essere bravi sul lavoro non comporta necessariamente avere un buon rendimento, anzi può essere controproducente.

Essere bravi significa rischiare di trovarsi, ad un certo punto, veramente oberati di lavoro e incapaci di fare bene il proprio dovere. Se si è bravi a sbrogliare rapidamente tanto lavoro e tanti lavori diversi, più dei propri colleghi, e la cosa diventa risaputa, un numero maggiore di persone preferirà rivolgersi a voi piuttosto che agli altri, incrementando così il vostro carico di lavoro. Se poi diventate sempre più autonomi, alcune mansioni non potranno neanche più essere svolte dai vostri colleghi e quindi rimarranno sul vostro groppone e diventeranno, di fatto, di vostra responsabilità.

I rischi qui sono
1) diventare dei veri e propri colli di bottiglia, problema molto grave da un punto di vista organizzativo;
2) finire così invischiati di roba da fare da non avere la possibilità di sviluppare uno sguardo d’insieme del proprio lavoro, né tanto meno nuove capacità né possibilità di elevare il proprio lavoro;
3) avere così tante cose da sbrogliare, magari non necessariamente di propria competenza, da non riuscire a portare a termine i lavori personalmente assegnatici con conseguenti, e nonostante ci sia fatti il mazzo ragionevoli, rimproveri.
E da questi è facile poi passare ad una percezione negativa del proprio rendimento da parte dei propri superiori – che ci hanno affidato certi incarichi e non altri. In sostanza, una bella fregatura: si lavora un sacco e non si viene riconosciuti da coloro che veramente contano per la propria crescita professionale.

E allora con che criterio usare le proprie capacità per valorizzarle ma senza farsi del male? Se ci si intesta nuovi incarichi, verificare di avere, o di poter avere in un ragionevole futuro, una squadra adeguata a cui affidarli; se non c’è quella possibilità, formare i propri colleghi a farsene carico una volta che avrete elaborato, e magari standardizzato, nuovi processi per rendere più snelli certi lavori. E soprattutto non affezionarsi mai troppo ad un determinato incarico, ma accettare che sia svolto anche dai colleghi, altrimenti ci si troverà sempre a fare gli stessi lavori e a non crescere.

Detto questo…da dove devo cominciare?! Aiuto!

Giulia