Consigli di lavoro, Gestione dello stress, Vita in ufficio

Quando fare domande? bella domanda

Meglio sembrare stupidi e fare una domanda sciocca che sperare di aver capito e combinare un casino. E mi verrebbe pure da dire: meglio sembrare tonti e chiedere massima certezza su una cosa che si è sicuri di aver capito ma per la quale sorga anche un minimo dubbio.

Più facile da dirsi che da farsi! Oggi mi sono presa una sciampata pazzesca perché non mi ero accertata di una cosa per la quale ero sicura di aver capito correttamente ma per la quale in effetti volevo proprio un confronto con la grande capa perché cominciava a puzzarmi. E probabilmente avevo anche capito correttamente ma le informazioni erano incomplete e nel frattempo la situazione era cambiata.
Solo che ho aspettato che me la chiedesse lei, dato che mi sembrava una cosa stupida da chiederle. Ma valle a spiegare quando uno è incazzato che in realtà avevo anch’io dei dubbi. Mi ero accertata di avere più informazioni da chi, direttamente sotto di lei, poteva avercele, ma non ne avevano neppure loro. Avrei dovuto chiedere direttamente a lei. Ma come riconoscere quando una cosa merita di essere chiesta a un superiore, per definizione molto impegnato etc. etc.?

Per non fare due errori uguali nello stesso giorno, in seguito ho chiesto alla mia capa diretta dei consigli su come scrivere una mail a un importante dirigente di un’altra Direzione e me ne ha dati, e parecchi, e probabilmente mi hanno salvato anche parecchio il sedere, ma sentivo che per tutto il tempo era abbastanza seccata di doversi distogliere dal proprio lavoro.

Come fai a riconoscere quando è il caso di chiedere e quando no? Forse quello di sembrare seccanti è un rischio da correre se non si vogliono bloccare i progetti e poi essere accusati (giustamente dopotutto) di non averli portati a termine… Una tecnica alternativa può essere quella di fare le domande in contesti più informali (come a pranzo) ma non tutti apprezzano e non è possibile farlo con tutti gli interlocutori. Chiedere appuntamenti formali per un confronto non sempre funziona, perché spesso vengono posticipati o annullati, e spesso di certe informazioni si ha bisogno subito.

Argg vorrei tanto qualcuno che mi desse una dritta!

Gestione delle persone, Leadership, Vita in ufficio

Capi diversi, diversi stili di management

Prendere furiosamente nota durante le riunioni o far prendere appunti ai propri collaboratori? Fissare riunioni per discutere di un tema in modo strutturato o parlarne tranquillamente spaparanzati su una sedia?

Il mio capo ha da poco un capo in più, quindi anch’io ho un capo in più da cui prendere ispirazione (oltre che lavori da svolgere….). In questi giorni ho avuto occasione di andare da sola con questo nuovo capo a riunioni con la nostra “grande capa” o con altri dirigenti e ho notato numerose differenze nel suo modo di comportarsi rispetto a quello della mia capa diretta. Food for thought, in buona sostanza.

Il primo caso: discutiamo di invito e lista di invitati per un importante evento con la “grande capa”; la mia capa è in trasferta e viene con me il nuovo capo. La grande capa parla, io prendo appunti, il mio capo no, fa domande alla grande capa per verificare di aver capito bene, si rivolge a me e si sincera che abbia preso nota delle cose più importanti e se ho dei dubbi, vedo che la grande capa guarda e si rivolge soprattutto a me sottolineando cosa c’è da fare. A tutti è chiaro che quelle cose le farò io e che il capo si sincererà che io le abbia fatte. A volte prende spunto da una parola o da un nome fatto dalla grande capa per chiederle cose abbastanza slegate dal tema della riunione, ma vedo che la grande capa apprezza la pausa e si dilunga a spiegare quello che pensa.
Con la mia capa invece siamo sempre in due a prendere appunti, anche se io sicuramente più di lei, e quando usciamo dalle riunioni non mi è mai chiaro quello che devo fare io o quello che vuole fare lei. Potremmo banalmente dircelo non appena finita la riunione, ma spesso non c’è già più tempo e, prima di poter fare il punto, veniamo travolte da altre questioni.

Secondo caso, oggi: la mia capa sta facendo un sopralluogo e io devo rapidamente girare la nuova versione di invito, appena arrivata, alla grande capa (sempre per l’evento di sopra) e prima di farlo devo verificare alcune cose con un responsabile. Non ho ancora capito se il nuovo capo preferisce essere avvisato per telefono quando ho bisogno di lui o vada io direttamente nel suo ufficio (è il caso che glielo chieda prima o poi!). Ebbene opto per la seconda opzione e capito nel suo ufficio mentre, spaparanzato sulla sedia, sta parlando con un altro dirigente della nostra direzione, ugualmente spaparanzato sulla sedia difronte. Faccio cenno che torno dopo ma il nuovo capo fa segno di sedere anche a me. Stanno discutendo in modo rilassato di un progetto piuttosto importante che stiamo mettendo in piedi. E discutono pure di elementi rilevanti e abbastanza controversi, come le tempistiche generali e la data di inizio – punti sui quali fino a poco tempo fa la mia capa e quest’altro dirigente ci mancava poco che litigassero. Decidono e se ne vanno tranquilli.
La mia capa invece odia che qualcuno capiti nel suo ufficio e la interrompa per fare quattro chiacchiere informali su un tema e preferisce di gran lunga fare riunioni strutturate.
Si tratta di due stili di management radicalmente diversi o semplicemente del frutto di preferenze e circostanze? e della diversa mole di lavoro sui tavoli e quindi della diversa possibilità di ritagliarsi dei momenti di riflessione?

Utili differenze da osservare e su cui pensare!

Consigli di lavoro, Vita in ufficio

Consigli di lavoro: se devi incontrare un direttore…

Se incontri un direttore, verifica come prima cosa che abbia capito perché sei lì e abbia chiaro il quadro generale in cui si inserisce quello che gli stai chiedendo.

Oggi ho avuto l’occasione di incontrare a tu per tu uno dei direttori di una nostra consociata per discutere insieme la lista di invitati per un evento. Logicamente mi ero preparata cosa dire ed ero convinta di aver inquadrato la questione ad un livello abbastanza ampio, ma mi sono rapidamente resa conto che sapeva solo la città e il mese in cui si sarebbe svolto il tutto. E ho dovuto ricominciare a spiegare tutto da capo, facendo perdere tempo a entrambi.

Quindi lezione per la prossima volta: con domande generiche capire il livello di conoscenza che l’interlocutore ha del tema, lasciandogli lo spazio per fare domande fin da subito. Poi, accertandosi che abbia capito, verificare che abbia ben chiaro di cosa si ha bisogno e a cosa serve. Utilizzare come base delle note di progetto, e magari anche consegnarle, è un ottimo modo per fare rapidamente il punto.