Consigli di lavoro, Lavoro, Vita in ufficio

L’importanza del fattore umano e sociale sul lavoro

Quante cose lavorativamente importanti si riescono a sbrogliare in un momento di scambio rilassato alla macchinetta del caffè, passeggiando per andare in mensa, in mensa (anche se sarebbe meglio di no) o semplicemente nel semi-cazzeggio che segue la conclusione di un evento impegnativo? Insomma, in tutti quei contesti in cui gli aspetti umano e sociale prevalgono su quello strettamente professionale ma non possono farci dimenticare di essere colleghi, cliente-fornitore o partners? Tantissimi!

È una cosa risaputa, ma oggi alla fine di un evento, mentre aspettavamo che gli ultimi ospiti uscissero, ne ho avuto una solida conferma nonché tre ottimi esempi di questioni lavorative affrontate.

Innanzitutto, ho avuto modo di chiacchierare con una collega con la quale, stando lei in una sede distaccata, non c’è spesso altro modo di sentirsi che il telefono e proprio per questo ci parliamo in generale davvero poco, per quanto lei sia molto importante per la gestione di alcune categorie di ospiti durante gli eventi. Chiacchierando amenamente di quanto fosse stata bella la mostra, brava la guida e buona la tartina che stavo cercando di mangiare, l’ho aggiornata della volontà del nostro ufficio di elaborare una nuova procedura per gli eventi che semplifichi la vita a tutti e lei si è detta assolutamente interessata. Non che questo significhi “quando sarà il momento, dimmelo e ti darò sicuramente una mano”, ma quando avrò bisogno del suo supporto potrò far riferimento a quella chiacchierata e ricordarle il suo feedback positivo e sarà un’ottima base di partenza.

Secondo esempio: io e il mio nuovo capo chiacchieriamo simpaticamente con l’account manager del fornitore di eventi che ci ha seguiti per l’iniziativa di oggi. Tra gli “evviva è andato tutto bene”, il “quanto male fanno queste scarpe a starci in piedi per 3 ore!” e i “che afa c’era oggi a Milano!”, il mio capo gli ha praticamente infilato un brief per un evento che dobbiamo avviare per dicembre (siamo a inizio maggio!) e qualche feedback operativo per l’evento che abbiamo a giugno. Certamente nulla di paragonabile a brief e debrief scritti ma sicuramente qualcosa di più rapido che scrivere una mail o un brief completo (chissà quando l’avremmo fatto! dubito prima di metà giugno) e qualcosa di fronte a cui il fornitore non potrà dirci con faccia pulita “ah cavolo, non è mica pronta la proposta per quell’evento, mica lo sapevamo!”. Ci siamo portati avanti con il lavoro con ben poca fatica!

Terzo esempio: dopo che il mio nuovo capo se n’è andato, sono rimasta a chiacchierare con l’Account Manager di cui sopra, che in pratica mi ha raccontato un pezzo della sua vita, l’intera struttura dell’agenzia e i criteri con cui sceglie i collaboratori per un progetto. Nessun segreto segretissimo, ma tutti elementi che da un punto di vista umano, e anche operativo, mi aiuteranno a lavorare meglio con lei e con questo fornitore in generale.

E da tutto questo mi è tornata in mente una mia cara amica, laureata in una prestigiosa università di economia, che ripensando alla sua carriera accademica diceva: All’università insegnano a raggiungere il risultato a tutti i costi, tenendo conto di mille difficoltà “oggettive”, ma tralasciando spesso il fattore umano, che può essere invece un’importante leva per raggiungere più rapidamente i risultati o al contrario per ostacolarli ulteriormente.

Bye,
Giulia

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Consigli di lavoro, Gestione dello stress, Lavoro, Leadership, Vita in ufficio

L’arte del distacco: cosa si impara dalle urlate del capo

Quando tutto sembra perduto, l’unica cosa da fare è mantenere lucidità, sangue freddo e quel sano distacco. E ci accorgeremmo così che tutto si può risolvere, probabilmente anche con meno fatica e drammi di quello che si pensava. Questo è tanto più vero sul lavoro dove – a meno di incidenti in cui qualcuno può rimanere ferito o peggio -, se qualcosa non funziona o anche un intero progetto si rivela una ciofeca, non muore nessuno, cosa che invece accade in molti altri contesti, come spesso ci racconta la cronaca.

Ecco cosa ho capito oggi! L’invito per il nostro mega evento di Parigi è in stampa, deve esserci consegnato con salti mortali dopodomani, e già siamo in super ritardo per le spedizioni, e cosa succede oggi? il nuovo capo della mia capa si fa venire la grandissima idea (salvifica dopotutto) di mostrare alla grande capa come effettivamente verrebbe fuori l’invito stampato. Cosa che si fa assolutamente sempre, e ben prima di dover mandare in stampa, ma a cui questa volta avevamo dovuto sopperire con degli scambi di file e ok via mail, dato che eravamo già strettissimi con i tempi e la grande capa non era in sede nei giorni immediatamente prima dell’ok si stampi. Ebbene? L’invito fa schifo, bisogna rifare tutto. Le prospetto che così gli inviti superfighi come li vuole lei arriveranno stampati non prima di 10 giorni (1° maggio, sabato e domenica inclusi), lei li vuole al massimo tra 6 giorni (1° maggio, sabato e domenica inclusi anche qui). Che fare? il suicidio non è contemplato.

Torno in ufficio frustrata e abbattutissima, con voce rotta spiego ai colleghi l’accaduto e blocchiamo le stampe. Lo stampatore poi non può neanche stare al telefono più di tanto, rinviamo la call al pomeriggio. È ora di andare a mangiare, colleghi di altri uffici ci invitano, e io non ho ancora chiamato l’agenzia che ci fa il bozzetto di stampa per comunicarle le modifiche da fare. Sono davvero distrutta, non ce la faremo mai mi dico, ma mando tutto a quel paese e vado a mangiare anch’io.

Risultato? Pranzando e chiacchierando mi rilasso, metto le cose in prospettiva, mi rendo conto che non è morto nessuno (!) e tornando dalla mensa chiamo l’agenzia per le modifiche. Nel pomeriggio viene lo stampatore, decidiamo con la grande capa i materiali più fighi da usare, arrivano i bozzetti corretti e….sarà tutto pronto per il giorno richiesto!

Incrociamo le dita e facciamo finta di non sapere cosa tutto ciò verrà a costare, ma la cosa si è risolta e nel pomeriggio ho avuto la lucidità di fare tutte le altre mille cose che dovevo svangare. Avessi saltato il pranzo come, nella mia agitazione, ero convinta di dover assolutamente fare, sarei rimasta con l’ansia tutto il giorno e non avrei combinato un tubo.

Direi che è stata davvero una lezione importante: grazie grande capa per la tua sfuriata ;-)!

L’unico problema è che non è davvero facile riuscire a prendersi il giusto distacco per fermarsi un attimo e mettere le cose nel loro giusto ordine. Ma è una capacità assolutamente necessaria se si vuole gestire progetti complessi.

Bye bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Gestione delle persone, Leadership

L’importanza di delegare? poter mangiare il pranzo con la dovuta calma

Saper delegare è importantissimo per poter elevare il proprio lavoro, lo dice qualsiasi manuale di management, figuriamoci di leadership. Ebbene, domenica l’ho imparato in maniera ancora più convincente!

Mi occupo anche di eventi, motivo per cui lavorare di domenica, dopo un’intera settimana di lavoro, non è purtroppo una cosa troppo peregrina. Per la prima volta mi sono trovata a dover gestire da sola, come azienda cliente, lo svolgimento sul campo di un evento di medie dimensioni. Mi sono resa conto di diverse cose, delle quali ero perfettamente a conoscenza, ma di cui così mi sono convinta ancora di più:

1) in tutti i contesti c’è bisogno di qualcuno che prenda le decisioni;
2) deve essere chiaro a tutti chi prende le decisioni;
3) chi deve prendere le decisioni deve fin da subito porsi come la persona “in charge” di fronte ai diversi interlocutori con cui avrà a che fare;
4) chi deve prendere le decisioni, non deve avere paura di prenderle, giuste o sbagliate che siano, l’importante è prenderle, per quanto paradossale possa sembrare;
5) quando c’è da trattare con esterni (in questo caso gli ospiti dell’attrazione), serve sempre qualcuno che faccia il “cattivo” della situazione – ovvero qualcuno diverso dal “front end”, che appaia appunto come la persona veramente “in charge” della situazione, a cui gli esterni possano appellarsi per far sentire le proprie ragioni ma alle cui valutazioni sentano poi di doversi in definitiva adeguare;
6) la persona “in charge” deve distribuire tutti gli incarichi che può delegare, per poter essere abbastanza fresca da svolgere i compiti che non può demandare. Pensare di svolgere tutto da soli è davvero una grande stupidaggine, non solo perché è umanamente impossible ma anche perché significa – dopotutto – non avere fiducia in quello che gli altri possono fare. La cosa peggiore è che, avendo delle persone a disposizione ma non impiegandole, si finisce per comunicare loro questa mancanza di fiducia e, alla fine dei conti, demotivarle a dimostrare il contrario.
7) la persona “in charge” deve avere chiari gli obiettivi e i bisogni della situazione: in questo modo sarà decisamente più incisiva nelle sue richieste, perché sarà più convinta e in grado di comunicare con più facilità agli altri la necessità di queste azioni.

In sostanza cos’è successo? Non ho comunicato con incisività alle persone che coordinavo che almeno una doveva andare a mangiare prima delle altre, così da averne almeno una a presidiare l’attrazione durante la pausa pranzo generale. Perché non l’ho fatto? Perché avevo fatto troppa roba in precedenza e non ero abbastanza lucida da rendermi conto – e comunicare loro – che qualcuno doveva comunque restare attorno alla struttura. Risultato? sono dovuta correre al primo bar vicino aperto (era domenica), comprare due mini panini e mangiarli di corsa mentre facevo io la guardia alla struttura, non riposandomi e iniziando quindi il pomeriggio più stanca di prima e comunque come persona “in charge”.

Che fatica! evitabilissima la prossima volta :-)!

Ciao,
Giulia