Consigli di lavoro, Lavoro, Vita in ufficio

Tecniche di sopravvivenza sul lavoro – parte VI

Siamo arrivati alla VI puntata del nostro viaggio per la sopravvivenza in ufficio:

11- se un’attività è rimasta indietro, riprendila in mano prima che diventi un’emergenza, a meno che non si tratti proprio e con tutta certezza di una sciocchezza. In ufficio ci sono sempre un sacco di incarichi, soprattutto piccole attività, che rimangono indietro perché sorpassati da urgenze maggiori o perché si spera che se ne occupi qualcun’altro. Ecco, quando ci si accorge che anche una di queste piccole attività non è andata avanti, attenzione a pensare “ha aspettato tot giorni, ne può aspettare uno in più” oppure “nessuno me l’ha sollecitata, sarà finita nel dimenticatoio”: potrebbe diventare davvero troppo tardi per recuperarla e potrebbe rappresentare una cosa davvero importante per…qualcun’altro… Meglio prevenire che curare le urlate e mai illudersi che i propri capi diretti si ricordino di risollecitarvi ogni cosa.

12- quando cerchi delle risposte da qualcuno, attenzione a non distrarre la loro attenzione fornendogli troppi elementi, elementi su cui magari possono essere tentati loro di farvi domande. Con il risultato di non portare a casa le risposte che cercate e dovervi invece sobbarcare altri quesiti. Succede più spesso di quanto non si pensi.

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Lavoro, Sviluppo personale, Vita in ufficio

Tecniche di sopravvivenza sul lavoro – parte IV

Continuiamo la serie di consigli su come cavarsela nel quotidiano lavorativo. Oggi mi concentro sul tema del come scrivere le mail ai capi e super-capi:

6- Dare la sensazione che, già in precedenza, si è pensato a tutte le eventualità e che si sta dando a chi legge giusto l’opportunità di scegliere tra una delle opzioni suggerite. È rischioso dare la sensazione che la mail che si sta scrivendo in quel momento è il frutto di un problema imprevisto a cui abbiamo bisogno di dare soluzione il prima possibile.

7- Se ci sono dei cambiamenti rispetto a quanto comunicato in precedenza, va spiegato perché, ma nel modo che ci mette in miglior luce. Vedi sopra: è meglio evitare di dare la percezione che quel cambiamento ci è stato imposto dall’esterno e farlo piuttosto invece apparire come una scelta che ci dà maggiori opportunità.

8- Dare già al capo delle opzioni tra cui scegliere, meglio ancora chiedergli giusto l’autorizzazione o meno a procedere, e non stupirsi che i capi ci chiedano come noi riteniamo sia meglio procedere.

In particolare quest’ultimo punto mi fa davvero pensare che una volta che i collaboratori sono arrivati ad un certo livello di autonomia, il compito dei capi diventi più che altro porre domande affinché i collaboratori si rispondano da soli e supervisionare che non si rispondano male.

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Gestione delle persone, Lavoro, Leadership, Sviluppo personale

I rischi del capo operativo: avere poco tempo per i collaboratori

Dare ascolto ai collaboratori, aiutarli a superare i propri dubbi e a progredire nel loro lavoro è una parte fondamentale del mestiere di capo, ma richiede particolarmente tempo e lucidità.

Continuiamo quindi nella disamina degli aspetti negativi di un capo troppo operativo, che ha poco tempo curare gli aspetti manageriali della sua posizione.

Essere sempre rimbalzati dal proprio capo quando si fa una domanda o si ha bisogno di un aiuto, perché il proprio lavoro, in quel momento, non è considerato urgente nel mare delle urgenze in corso, o perché semplicemente non viene reputato importante rispetto ad altre attività in corso, a lungo andare svilisce in un collaboratore la percezione di valore del proprio lavoro.

Altrettanto nocivo è sentirsi ripetere dal proprio capo che non si lavora come vuole lui o che non lo si ascolta quando chiede qualcosa. Spesso il problema dipende più dal fatto che il capo non ha il tempo di controllare il lavoro dei collaboratori e di indirizzarlo dove meglio ritiene, che dall’effettiva cocciutaggine o incompetenza dei lavoratori stessi.

Un altro rischio piuttosto grave è quello di dover bloccare un lavoro, anche per tempi lunghi e magari rischiando pure di dimenticarselo, perché si attende un ok o un controllo da parte del superiore che non riesce mai a fornirlo.

I collaboratori non possono certo interrompere continuamente il capo per ogni richiesta d’aiuto che hanno, ma non possono neanche trovarsi nella condizione di doversi costantemente arrangiare. Sta al capo la responsabilità di trovare momenti di confronto con i propri collaboratori anche per spiegare loro come, e quando, farsi dare ascolto e sviluppare delle modalità per non far accumulare gli arretrati, e attenervisi.

Non facile assolutamente!

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Gestione dello stress, Lavoro, Vita in ufficio

Tecniche di sopravvivenza sul lavoro – parte II

In condizioni di stress anormale si rischia di cadere in trappole da cui, in situazioni standard, ci si guarderebbe con facilità dal finirci. Ecco perché solo essere ancora più coscienti di queste trappole può aiutarci nelle condizioni difficili: e con questa lezione, mi concedo una magra consolazione per la giornata di oggi.

Per cui continuiamo con questo elenco di cose da tenere bene a mente per sopravvivere nella giungla dell’ufficio:

3- la rapidità è auspicabile ma la fretta porta guai: se sei stanco e/o poco lucido fermati, potresti non vedere cose che normalmente ti salterebbero all’occhio, se hai un dubbio esprimilo con forza ai tuoi capi, prima che le cose partano per la tangente e diventino un problema. Meglio prendersi un’urlata perché si è stati lenti, piuttosto che un intero sciampo perché si è commesso un errore ormai irreparabile.

Chissà se avete già capito che mi sto riferendo all’organizzazione di un evento ;-)? Una delle attività di comunicazione più faticose, più rischiose e in cui più si può imparare di queste lezioni… ahimè :-(!

Ciao,
Giulia

Consigli di lavoro, Gestione dello stress, Vita in ufficio

Quando fare domande? bella domanda

Meglio sembrare stupidi e fare una domanda sciocca che sperare di aver capito e combinare un casino. E mi verrebbe pure da dire: meglio sembrare tonti e chiedere massima certezza su una cosa che si è sicuri di aver capito ma per la quale sorga anche un minimo dubbio.

Più facile da dirsi che da farsi! Oggi mi sono presa una sciampata pazzesca perché non mi ero accertata di una cosa per la quale ero sicura di aver capito correttamente ma per la quale in effetti volevo proprio un confronto con la grande capa perché cominciava a puzzarmi. E probabilmente avevo anche capito correttamente ma le informazioni erano incomplete e nel frattempo la situazione era cambiata.
Solo che ho aspettato che me la chiedesse lei, dato che mi sembrava una cosa stupida da chiederle. Ma valle a spiegare quando uno è incazzato che in realtà avevo anch’io dei dubbi. Mi ero accertata di avere più informazioni da chi, direttamente sotto di lei, poteva avercele, ma non ne avevano neppure loro. Avrei dovuto chiedere direttamente a lei. Ma come riconoscere quando una cosa merita di essere chiesta a un superiore, per definizione molto impegnato etc. etc.?

Per non fare due errori uguali nello stesso giorno, in seguito ho chiesto alla mia capa diretta dei consigli su come scrivere una mail a un importante dirigente di un’altra Direzione e me ne ha dati, e parecchi, e probabilmente mi hanno salvato anche parecchio il sedere, ma sentivo che per tutto il tempo era abbastanza seccata di doversi distogliere dal proprio lavoro.

Come fai a riconoscere quando è il caso di chiedere e quando no? Forse quello di sembrare seccanti è un rischio da correre se non si vogliono bloccare i progetti e poi essere accusati (giustamente dopotutto) di non averli portati a termine… Una tecnica alternativa può essere quella di fare le domande in contesti più informali (come a pranzo) ma non tutti apprezzano e non è possibile farlo con tutti gli interlocutori. Chiedere appuntamenti formali per un confronto non sempre funziona, perché spesso vengono posticipati o annullati, e spesso di certe informazioni si ha bisogno subito.

Argg vorrei tanto qualcuno che mi desse una dritta!