Consigli di lavoro, Lavoro, Vita in ufficio

Tecniche di sopravvivenza sul lavoro – parte VI

Siamo arrivati alla VI puntata del nostro viaggio per la sopravvivenza in ufficio:

11- se un’attività è rimasta indietro, riprendila in mano prima che diventi un’emergenza, a meno che non si tratti proprio e con tutta certezza di una sciocchezza. In ufficio ci sono sempre un sacco di incarichi, soprattutto piccole attività, che rimangono indietro perché sorpassati da urgenze maggiori o perché si spera che se ne occupi qualcun’altro. Ecco, quando ci si accorge che anche una di queste piccole attività non è andata avanti, attenzione a pensare “ha aspettato tot giorni, ne può aspettare uno in più” oppure “nessuno me l’ha sollecitata, sarà finita nel dimenticatoio”: potrebbe diventare davvero troppo tardi per recuperarla e potrebbe rappresentare una cosa davvero importante per…qualcun’altro… Meglio prevenire che curare le urlate e mai illudersi che i propri capi diretti si ricordino di risollecitarvi ogni cosa.

12- quando cerchi delle risposte da qualcuno, attenzione a non distrarre la loro attenzione fornendogli troppi elementi, elementi su cui magari possono essere tentati loro di farvi domande. Con il risultato di non portare a casa le risposte che cercate e dovervi invece sobbarcare altri quesiti. Succede più spesso di quanto non si pensi.

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Gestione dello stress, Lavoro, Vita in ufficio

Attenzione ai fornitori che si parano il sedere

Vi è mai capitato che un vostro fornitore sia andato a dire al capo del vostro capo che non può lavorare (bene) per colpa vostra? Perché non l’avete aggiornato sugli sviluppi di un progetto, non gli avete dato delle risposte o gli avete chiesto di fermarsi su una cosa perché dovevate fare dei controlli? E puntualmente il capo del vostro capo (o qualcuno anche più su) si è incazzato con voi perché siete la causa di tutto ciò senza stare a sentire cosa è veramente successo? Se sì, benvenuti nel club!

Superata la voglia di strozzare il fornitore in questione (che magari deve ancora rispondervi su un sacco di questioni, altro che ritardi vostri!), analizziamo cosa è successo. Il fornitore ha semplicemente cercato di pararsi il sedere di fronte al capo del vostro capo, un bisogno comune dopotutto.
Il capo del proprio capo (o più su) difficilmente conoscerà l’avanzamento quotidiano delle operazioni in corso, e quindi la vera versione dei fatti, e potrà dunque trovarsi spiazzato di fronte ad una tale accusa. E non amerà sentirsi dire da un esterno che dei ritardi è colpa uno dei suoi.

Come evitare quindi il patatrac?
1) informatevi bene e assiduamente (almeno nei periodi clou di un progetto) con la segreteria o un assistente del vostro capo-capo se lui/lei avrà un incontro con qualche rappresentante di quel fornitore – se è un incontro ad alti livelli non necessariamente il vostro capo capo vi informerà.
2) prima dell’incontro cercate di fargli un quadro del progetto e di aggiornarlo su problemi e ritardi in corso con quel fornitore (e anche su cosa state magari ancora attendendo delle risposte da lui/lei). A questo scopo possono aiutare le note di progetto.
3) ribadite al vostro fornitore l’obiettivo/i del progetto e la timing chiedendogli se ci sono problemi o rallentamenti e, se del caso, di parlarne prima con voi, o al massimo con il proprio capo, senza fare inutile escalation.
4) incrociate le dita e preparatevi a rispondere in modo circostanziato al proprio capo capo se alla fine dei problemi venissero comunque fuori.

Bye,
Giulia