Consigli di lavoro, Gestione dello stress, Lavoro, Vita in ufficio

Tecniche di sopravvivenza sul lavoro – parte V

Continuiamo il viaggio tra i mille trucchi e accorgimenti da applicare sul lavoro, che si scoprono giorno per giorno:.

9- Il miglior modo per sbagliare è pensare di non essere pronti o di non aver fatto bene le cose. La maggior parte delle volte si è pronti e le cose sono state fatte bene, ma se non se ne è consapevoli si rischia di rovinare tutto. Bisogna avere fiducia in se stessi e nella qualità del proprio lavoro. Certamente aiuta molto imparare a presentare bene quello che si è fatto, in modo da riuscire a fare bella figura anche quando non si è al top della condizione; viceversa
bisogna evitare di presentare male quello che si è preparato con molta cura.

10- Se sei la persona in charge di qualcosa, non aver paura a prendere il comando e a chiedere, anche pretendere se necessario, le cose con fermezza: gli altri si aspettano che tu lo faccia e non lo percepiranno come un atto di arroganza, bensì come un atto dovuto di autorità e autorevolezza. Sarebbe piuttosto un rischio non farlo, e non solo perché le cose non verrebbero fatte, ma anche perché le persone si troverebbero senza una guida chiara e potrebbero pensare di poter fare quello che vogliono o di poter decidere autonomamente su determinati aspetti su cui invece non hanno alcuna autorità.

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Lavoro, Sviluppo personale, Vita in ufficio

Tecniche di sopravvivenza sul lavoro – parte IV

Continuiamo la serie di consigli su come cavarsela nel quotidiano lavorativo. Oggi mi concentro sul tema del come scrivere le mail ai capi e super-capi:

6- Dare la sensazione che, già in precedenza, si è pensato a tutte le eventualità e che si sta dando a chi legge giusto l’opportunità di scegliere tra una delle opzioni suggerite. È rischioso dare la sensazione che la mail che si sta scrivendo in quel momento è il frutto di un problema imprevisto a cui abbiamo bisogno di dare soluzione il prima possibile.

7- Se ci sono dei cambiamenti rispetto a quanto comunicato in precedenza, va spiegato perché, ma nel modo che ci mette in miglior luce. Vedi sopra: è meglio evitare di dare la percezione che quel cambiamento ci è stato imposto dall’esterno e farlo piuttosto invece apparire come una scelta che ci dà maggiori opportunità.

8- Dare già al capo delle opzioni tra cui scegliere, meglio ancora chiedergli giusto l’autorizzazione o meno a procedere, e non stupirsi che i capi ci chiedano come noi riteniamo sia meglio procedere.

In particolare quest’ultimo punto mi fa davvero pensare che una volta che i collaboratori sono arrivati ad un certo livello di autonomia, il compito dei capi diventi più che altro porre domande affinché i collaboratori si rispondano da soli e supervisionare che non si rispondano male.

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Gestione delle persone, Lavoro, Leadership, Sviluppo personale

I rischi del capo operativo: avere poco tempo per i collaboratori

Dare ascolto ai collaboratori, aiutarli a superare i propri dubbi e a progredire nel loro lavoro è una parte fondamentale del mestiere di capo, ma richiede particolarmente tempo e lucidità.

Continuiamo quindi nella disamina degli aspetti negativi di un capo troppo operativo, che ha poco tempo curare gli aspetti manageriali della sua posizione.

Essere sempre rimbalzati dal proprio capo quando si fa una domanda o si ha bisogno di un aiuto, perché il proprio lavoro, in quel momento, non è considerato urgente nel mare delle urgenze in corso, o perché semplicemente non viene reputato importante rispetto ad altre attività in corso, a lungo andare svilisce in un collaboratore la percezione di valore del proprio lavoro.

Altrettanto nocivo è sentirsi ripetere dal proprio capo che non si lavora come vuole lui o che non lo si ascolta quando chiede qualcosa. Spesso il problema dipende più dal fatto che il capo non ha il tempo di controllare il lavoro dei collaboratori e di indirizzarlo dove meglio ritiene, che dall’effettiva cocciutaggine o incompetenza dei lavoratori stessi.

Un altro rischio piuttosto grave è quello di dover bloccare un lavoro, anche per tempi lunghi e magari rischiando pure di dimenticarselo, perché si attende un ok o un controllo da parte del superiore che non riesce mai a fornirlo.

I collaboratori non possono certo interrompere continuamente il capo per ogni richiesta d’aiuto che hanno, ma non possono neanche trovarsi nella condizione di doversi costantemente arrangiare. Sta al capo la responsabilità di trovare momenti di confronto con i propri collaboratori anche per spiegare loro come, e quando, farsi dare ascolto e sviluppare delle modalità per non far accumulare gli arretrati, e attenervisi.

Non facile assolutamente!

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Vita in ufficio

Tecniche di sopravvivenza sul lavoro – parte III

Continuiamo l’esplorazione delle tecniche di sopravvivenza in ufficio:

4- informa sempre il tuo capo su tutto quello che i suoi pari grado potranno chiedergli. Il tuo capo non vorrà certo fare la brutta figura di rispondere ai suoi pari “ah questo non lo so, devo chiederlo ai miei” e sembrare impreparato o incapace di ottenere dai suoi ciò di cui ha bisogno. E tu non vorrai certo sentirti dire/urlare “voi non mi dite le cose!”. Certo il capo potrebbe assicurarsi prima di avere tutte le info di cui ha bisogno, ma non sempre lo farà.

5- coinvolgi sempre il tuo capo sui dettagli anche più operativi che però sai che stanno a cuore a lui/lei o al suo capo. Anche se a te sembra un dettaglio minore non degno dell’attenzione strategica di un capo, ma sai per esperienza (fa parte del tuo lavoro anche farti questa esperienza) che ci tiene, lui/lei direttamente o in modo ancora più importante il suo capo, fa decidere in proposito a lui/lei. Altrimenti potresti sentirti accusare di non sapere di avere un capo o di decidere per i fatti tuoi. Si potrà trattare dell’immagine per una presentazione o dell’albergo per una notte, ognuno ha i suoi gusti.

E con questo, ancora una volta, buona fortuna :-D!

Giulia

Carriera, Consigli di lavoro, Leadership, Sviluppo personale

Per fare il capo ci vuole tempo

Un capo troppo operativo difficilmente potrà fare bene il suo lavoro. Il buon capo deve controllare che le attività richieste siano fatte, bene, entro le tempistiche stabilite, sollecitare quando necessario, riadattare timing e carichi di lavoro se serve, farsi approvare i progetti e sbloccare le autorizzazioni, migliorare i processi, cercare nuove opportunità per la propria area, motivare e far crescere i collaboratori, e probabilmente molte altre cose.

Tutte queste cose richiedono tempo – anche solo per fare il punto su dove si era rimasti (alla faccia dell’adagio “il capo non ha un ca**o da fare”). Un capo che è fin troppo impegnato a svolgere lui stesso in prima persona una serie di incarichi operativi – perché non ha abbastanza persone o le persone che ha non sono ancora pronte a farsene carico – avrà difficoltà a far fronte alle vere incombenze del proprio ruolo, quelle peraltro che qualificano il suo lavoro e per le quali non è (non dovrebbe essere) sostituibile dagli altri.

Per questo credo che, se si vuole crescere professionalmente, una cosa essenziale sia imparare, per quanto possibile, a staccarsi dall’operatività: imparare a fare (bene) una cosa, apportarvi miglioramenti in modo da farla meglio e più rapidamente, insegnare agli altri a farla e poi passare avanti, senza rimpianti per non occuparsi più di una cosa che piaceva fare e in cui magari si riusciva bene, e piuttosto aprirsi a nuovi “orizzonti” e nuove sfide (vabbè si tratta di un termine super inflazionato nel linguaggio aziendale, ma in questo caso è particolarmente calzante), mantenendo la mente curiosa e aperta. E logicamente premunendosi di formare gli altri nei periodi non di superlavoro (quando tenersi troppi lavori per sé comporta dei rischi non trascurabili).

Non facile da farsi per chi tende ad affezionarsi molto ai lavori che svolge…

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Lavoro, Rapporto cliente fornitore, Sviluppo personale, Vita in ufficio

L’importanza di far lavorare i fornitori

Saper far lavorare i fornitori è una capacità imprescindibile per poter lavorare bene. Ed è una capacità che chiunque voglia crescere professionalmente deve sviluppare, senza timidezze o pudicizie.

Si tratta di far fare agli altri il proprio lavoro, quello per cui sono pagati e per il quale si è deciso di contrattualizzarli. Spesso i junior dell’azienda cliente si fanno remore a chiedere ai fornitori di fare qualcosa, soprattutto se questo qualcosa sembra uscire da quello che normalmente viene loro richiesto o se questi si mostrano restii a darsi da fare. Con il risultato che il junior si mette magari a sbrigare il lavoro che invece dovrebbe fare il fornitore, rallentando tutta la catena.

Chiunque cerca di farsi appioppare meno lavoro possibile, è una questione di istinto (di sopravvivenza) più che di vera malizia o negligenza. E a questa logica non sfugge neanche il fornitore più solerte, se non altro perché, nell’attuale clima di continua contrazione dei costi, anche i suoi capi gli chiederanno di negoziare con il cliente il più possibile. È il normale gioco delle parti.

Far lavorare i fornitori non significa certo sfruttarli, questo deve essere chiaro, ma neanche accontentarsi di un lavoro parziale o fatto male quando invece si paga per un lavoro fatto con la dovuta diligenza.

Ma far lavorare in questo modo i fornitori significa anche molto lavoro da parte del cliente, che deve stare sul pezzo, monitorare attentamente gli avanzamenti, sollecitare le richieste fatte e il rispetto della timing, oltre a saper chiedere in modo efficace tutto ciò e saper giocare il gioco delle parti tra i diversi livelli gerarchici del fornitore per far sì che tutta la macchina si muova verso il raggiungimento degli obiettivi nei tempi e nelle modalità prestabilite.

Seguire i fornitori richiede tempo, ma bisogna rifuggire dalla tentazione di fare noi il lavoro che spetta a loro. In questo consiste la capacità di far lavorare i fornitori e solo così si può evitare di sfinirsi con attività che non ci competono e non essere invece abbastanza lucidi per gli incarichi che ci spettano e per i quali non possiamo essere sostituiti o, peggio, di sentirsi dire da un fornitore che lui non può andare avanti perché noi non gli diamo le risposte di cui ha bisogno!

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Lavoro, Vita in ufficio

L’importanza del fattore umano e sociale sul lavoro

Quante cose lavorativamente importanti si riescono a sbrogliare in un momento di scambio rilassato alla macchinetta del caffè, passeggiando per andare in mensa, in mensa (anche se sarebbe meglio di no) o semplicemente nel semi-cazzeggio che segue la conclusione di un evento impegnativo? Insomma, in tutti quei contesti in cui gli aspetti umano e sociale prevalgono su quello strettamente professionale ma non possono farci dimenticare di essere colleghi, cliente-fornitore o partners? Tantissimi!

È una cosa risaputa, ma oggi alla fine di un evento, mentre aspettavamo che gli ultimi ospiti uscissero, ne ho avuto una solida conferma nonché tre ottimi esempi di questioni lavorative affrontate.

Innanzitutto, ho avuto modo di chiacchierare con una collega con la quale, stando lei in una sede distaccata, non c’è spesso altro modo di sentirsi che il telefono e proprio per questo ci parliamo in generale davvero poco, per quanto lei sia molto importante per la gestione di alcune categorie di ospiti durante gli eventi. Chiacchierando amenamente di quanto fosse stata bella la mostra, brava la guida e buona la tartina che stavo cercando di mangiare, l’ho aggiornata della volontà del nostro ufficio di elaborare una nuova procedura per gli eventi che semplifichi la vita a tutti e lei si è detta assolutamente interessata. Non che questo significhi “quando sarà il momento, dimmelo e ti darò sicuramente una mano”, ma quando avrò bisogno del suo supporto potrò far riferimento a quella chiacchierata e ricordarle il suo feedback positivo e sarà un’ottima base di partenza.

Secondo esempio: io e il mio nuovo capo chiacchieriamo simpaticamente con l’account manager del fornitore di eventi che ci ha seguiti per l’iniziativa di oggi. Tra gli “evviva è andato tutto bene”, il “quanto male fanno queste scarpe a starci in piedi per 3 ore!” e i “che afa c’era oggi a Milano!”, il mio capo gli ha praticamente infilato un brief per un evento che dobbiamo avviare per dicembre (siamo a inizio maggio!) e qualche feedback operativo per l’evento che abbiamo a giugno. Certamente nulla di paragonabile a brief e debrief scritti ma sicuramente qualcosa di più rapido che scrivere una mail o un brief completo (chissà quando l’avremmo fatto! dubito prima di metà giugno) e qualcosa di fronte a cui il fornitore non potrà dirci con faccia pulita “ah cavolo, non è mica pronta la proposta per quell’evento, mica lo sapevamo!”. Ci siamo portati avanti con il lavoro con ben poca fatica!

Terzo esempio: dopo che il mio nuovo capo se n’è andato, sono rimasta a chiacchierare con l’Account Manager di cui sopra, che in pratica mi ha raccontato un pezzo della sua vita, l’intera struttura dell’agenzia e i criteri con cui sceglie i collaboratori per un progetto. Nessun segreto segretissimo, ma tutti elementi che da un punto di vista umano, e anche operativo, mi aiuteranno a lavorare meglio con lei e con questo fornitore in generale.

E da tutto questo mi è tornata in mente una mia cara amica, laureata in una prestigiosa università di economia, che ripensando alla sua carriera accademica diceva: All’università insegnano a raggiungere il risultato a tutti i costi, tenendo conto di mille difficoltà “oggettive”, ma tralasciando spesso il fattore umano, che può essere invece un’importante leva per raggiungere più rapidamente i risultati o al contrario per ostacolarli ulteriormente.

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Gestione dello stress, Lavoro, Leadership, Vita in ufficio

L’arte del distacco: cosa si impara dalle urlate del capo

Quando tutto sembra perduto, l’unica cosa da fare è mantenere lucidità, sangue freddo e quel sano distacco. E ci accorgeremmo così che tutto si può risolvere, probabilmente anche con meno fatica e drammi di quello che si pensava. Questo è tanto più vero sul lavoro dove – a meno di incidenti in cui qualcuno può rimanere ferito o peggio -, se qualcosa non funziona o anche un intero progetto si rivela una ciofeca, non muore nessuno, cosa che invece accade in molti altri contesti, come spesso ci racconta la cronaca.

Ecco cosa ho capito oggi! L’invito per il nostro mega evento di Parigi è in stampa, deve esserci consegnato con salti mortali dopodomani, e già siamo in super ritardo per le spedizioni, e cosa succede oggi? il nuovo capo della mia capa si fa venire la grandissima idea (salvifica dopotutto) di mostrare alla grande capa come effettivamente verrebbe fuori l’invito stampato. Cosa che si fa assolutamente sempre, e ben prima di dover mandare in stampa, ma a cui questa volta avevamo dovuto sopperire con degli scambi di file e ok via mail, dato che eravamo già strettissimi con i tempi e la grande capa non era in sede nei giorni immediatamente prima dell’ok si stampi. Ebbene? L’invito fa schifo, bisogna rifare tutto. Le prospetto che così gli inviti superfighi come li vuole lei arriveranno stampati non prima di 10 giorni (1° maggio, sabato e domenica inclusi), lei li vuole al massimo tra 6 giorni (1° maggio, sabato e domenica inclusi anche qui). Che fare? il suicidio non è contemplato.

Torno in ufficio frustrata e abbattutissima, con voce rotta spiego ai colleghi l’accaduto e blocchiamo le stampe. Lo stampatore poi non può neanche stare al telefono più di tanto, rinviamo la call al pomeriggio. È ora di andare a mangiare, colleghi di altri uffici ci invitano, e io non ho ancora chiamato l’agenzia che ci fa il bozzetto di stampa per comunicarle le modifiche da fare. Sono davvero distrutta, non ce la faremo mai mi dico, ma mando tutto a quel paese e vado a mangiare anch’io.

Risultato? Pranzando e chiacchierando mi rilasso, metto le cose in prospettiva, mi rendo conto che non è morto nessuno (!) e tornando dalla mensa chiamo l’agenzia per le modifiche. Nel pomeriggio viene lo stampatore, decidiamo con la grande capa i materiali più fighi da usare, arrivano i bozzetti corretti e….sarà tutto pronto per il giorno richiesto!

Incrociamo le dita e facciamo finta di non sapere cosa tutto ciò verrà a costare, ma la cosa si è risolta e nel pomeriggio ho avuto la lucidità di fare tutte le altre mille cose che dovevo svangare. Avessi saltato il pranzo come, nella mia agitazione, ero convinta di dover assolutamente fare, sarei rimasta con l’ansia tutto il giorno e non avrei combinato un tubo.

Direi che è stata davvero una lezione importante: grazie grande capa per la tua sfuriata ;-)!

L’unico problema è che non è davvero facile riuscire a prendersi il giusto distacco per fermarsi un attimo e mettere le cose nel loro giusto ordine. Ma è una capacità assolutamente necessaria se si vuole gestire progetti complessi.

Bye bye,
Giulia

Carriera, Lavoro, Leadership, Obiettivi, Vita in ufficio

Fare il capo: cosa spaventa?

Conoscere le proprie paure aiuta ad affrontarle. Come discusso nell’omonimo post, voglio diventare un capo che non urla. Ma cosa mi spaventa soprattutto del fare il capo? (per non parlare del diventarlo, ma penso che a questo dedicherò un post apposito.)

Non potersi prendere “giornate no”, in cui non hai voglia di fare un tubo, di dar retta a nessuno, di muovere un dito o di pensare un pochino. Ecco cosa mi fa paura. Non che me ne prenda veramente di giornate così, ma sapere di non potersele proprio permettere, mi spaventa parecchio e mi fa dubitare di potercela fare!

I collaboratori devono sapere razionalmente, e anche sentire emotivamente, che possono sempre contare sul proprio capo (logicamente per le cose di cui hanno veramente bisogno, non per quelle che possono risolversi da soli) e che il proprio capo ce la fa a fare il proprio lavoro (anche, e in misura determinante, grazie al loro di lavoro). Vedo capi che non assicurano né una cosa né l’altra e non li considero buoni capi, né vedo che i loro collaboratori lavorano bene.

Chi fa il capo deve guadagnarsi e mantenersi la fiducia e il rispetto delle proprie persone e deve sempre tenere a mente che da lui/lei dipende una buona fetta del benessere psico-sociale (e a volte anche fisico) di un certo numero di esseri umani. Mica poca come responsabilità (non capisco proprio certi capi che urlano come ossessi contro i collaboratori)! E non puoi più tirarti indietro da queste responsabilità, non puoi dire “e che volete da me, mica pensavo fare il capo fosse ‘sta scocciatura! “. Certo, i collaboratori sanno che un capo è anch’egli/lei un essere umano e non un super eroe, ma certe debolezze non può proprio concedersele con leggerezza.

A volte penso che personalmente finirei anche per considerare le mie persone e il mio team come una famiglia e questo potrebbe portarmi a dedicare al lavoro più cura e dedizione del necessario e metterlo quindi in potenziale conflitto con la cura, la dedizione (e il tempo!) che dedicherei alla mia vera famiglia. Oltre al rischio di ingenerare strane gelosie tra il mio lavoro e il mio ragazzo. E anche questo mi mette una certa inquietudine.

E a voi cosa spaventa di più nel fare il capo :-)?

Ciao,
Giulia

Carriera, Leadership, Obiettivi

Come diventare un capo che non urla? bozza di roadmap

Dopo averlo celebrato nel post “Obiettivi per i 40 anni: diventare un capo che non urla” è il caso di cominciare a pensare a come realizzare concretamente questo obiettivo.

Alcuni appunti:
1) diventare più brava a delegare. Potrei cominciare iniziando ad avere più fiducia nelle capacità delle altre persone e limitandomi alla fase di controllo;
2) essere più consapevole e concentrata sul vero risultato da conseguire attraverso un progetto, in modo da acquisire distacco dall’operatività quotidiana e poter delegare di più;
3) migliorare in generale le mie capacità di comunicazione, diventando più impattante, incisiva e confidente nei miei rapporti con gli altri. Qua qualche libro di comunicazione interpersonale e leadership può tornare molto utile;
4) trovare e adottare un mio stile comunicativo unico rispetto ai miei diversi interlocutori, che mi faccia sentire a mio agio e mi renda credibile;
5) curare e sviluppare in particolare i rapporti con i miei pari in azienda e nelle aziende clienti, tra qualche anno potrebbero essere persone che contano;
6) rendere l’aggiornamento professionale una componente quotidiana della mia giornata, devo conoscere piuttosto bene in che direzione gira il mondo in cui lavoro;
7) non esitare a chiedere al mio capo informazioni su come lavorare meglio e meglio rapportarsi con gli interlocutori, sarebbe stupido non avvalersi dell’esperienza altrui.

Mmmm, credo di avere un bel po’ su cui lavorare!

Ciao,
Giulia