Consigli di lavoro, Vita in ufficio

Tecniche di sopravvivenza sul lavoro – parte III

Continuiamo l’esplorazione delle tecniche di sopravvivenza in ufficio:

4- informa sempre il tuo capo su tutto quello che i suoi pari grado potranno chiedergli. Il tuo capo non vorrà certo fare la brutta figura di rispondere ai suoi pari “ah questo non lo so, devo chiederlo ai miei” e sembrare impreparato o incapace di ottenere dai suoi ciò di cui ha bisogno. E tu non vorrai certo sentirti dire/urlare “voi non mi dite le cose!”. Certo il capo potrebbe assicurarsi prima di avere tutte le info di cui ha bisogno, ma non sempre lo farà.

5- coinvolgi sempre il tuo capo sui dettagli anche più operativi che però sai che stanno a cuore a lui/lei o al suo capo. Anche se a te sembra un dettaglio minore non degno dell’attenzione strategica di un capo, ma sai per esperienza (fa parte del tuo lavoro anche farti questa esperienza) che ci tiene, lui/lei direttamente o in modo ancora più importante il suo capo, fa decidere in proposito a lui/lei. Altrimenti potresti sentirti accusare di non sapere di avere un capo o di decidere per i fatti tuoi. Si potrà trattare dell’immagine per una presentazione o dell’albergo per una notte, ognuno ha i suoi gusti.

E con questo, ancora una volta, buona fortuna :-D!

Giulia

Consigli di lavoro, Lavoro, Sviluppo personale, Vita in ufficio

Aiuta il tuo capo a decidere: come fare?

Convinci coloro ai cui bisogni il tuo capo è sensibile e convincerai il tuo capo.

Quante volte succede che presentiamo al nostro capo (o supercapo) un’idea che ci sembrava geniale e che invece lui/lei accoglie freddamente – o rigetta in toto -, salvo poi ricredersi del tutto se a proporgliela è un terzo interlocutore? Quanta rabbia no? Poi però notiamo (nelle nostre sperimentazioni aziendali) che per farlo/farla decidere favorevolmente basta che siamo noi a dirgli/dirle che Tizio ha trovato quest’idea molto valida, e anzi risponderebbe proprio ai suoi bisogni.

Come possiamo allora muoverci con intelligenza affinché la nostra idea sia approvata senza farcene rubare il merito? Giochiamo d’anticipo. Scegliamo una persona all’interno dell’azienda a cui effettivamente il nostro capo, o super capo, dia retta (non certo un tizio qualsiasi quindi) e che nel contempo possa avere un interesse reale nella realizzazione della nostra idea. Ça va sans dire, deve essere una persona a cui, in termini di status, gerarchia (brutto da dire ma in aziende strutturate funziona così) o rapporti personali noi possiamo effettivamente rivolgerci.

Condividiamo l’idea con la persona in questione quando è già in uno stadio semi-lavorato (non quando è ancora in fase embrionale e quindi più facilmente rubabile, perché è meno facile capire chi effettivamente ci ha lavorato) e apportiamovi insieme le migliorie necessarie affinché entrambe le parti siano soddisfatte. Dopodiché portiamola dal nostro capo, o supercapo, spiegando bene con chi è stata condivisa l’idea e che la persona in questione ha espresso un parere favorevole. Attenzione comunque a non dare al capo l’idea di averlo sorpassato o di aver lavorato a vantaggio dell’unità o direzione della “persona in questione”.

Insomma, facilissimo! 😉

Può essere utile anche rivedere come a volte allargare il tavolo di discussione a terzi può aiutare a prendere decisioni.

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Lavoro, Vita in ufficio

Gestione di progetto: quando coinvolgere dei terzi può aiutare

Per arrivare ad una decisione, a volte, è necessario allargare il tavolo e portarvi più persone. Sembra paradossale: più interlocutori ci sono, più opinioni divergenti potrebbero emergere e l’entropia aumentare.

A volte però un punto di vista diverso aiuta a superare un impasse in cui potrebbe trovarsi un gruppo di lavoro che lavora da tempo sullo stesso progetto. Se le diverse soluzioni trovate non convincono fino in fondo, nonostante siano magari il frutto di diversi passaggi e rimaneggiamenti, probabilmente è il caso di coinvolgere qualche altra funzione aziendale. Non certo qualcuno a caso, bensì chi può avere un interesse specifico nella realizzazione del progetto, tipicamente il cliente interno.

Prendere in considerazione diversi punti di vista e i diversi interessi dei soggetti coinvolti aiuta infatti ad affinare con più decisione le soluzioni sul tavolo.

Non va neppure dimenticato che diverse funzioni aziendali hanno diverse agende e possono quindi imprimere maggiore urgenza alla finalizzazione del progetto. Naturalmente è vero anche il contrario, motivo per cui va posta molta attenzione a non coinvolgere chi, invece di velocizzare il progetto, rischia di rallentarne la realizzazione – dato che, una volta coinvolto, vorrà presumibilmente continuare ad avere voce in capitolo.

Come sempre nella gestione di progetto, quello che è importante è tenere ben presente l’obiettivo del progetto stesso e il rispetto della timing: tutto quello che ci può aiutare in tal senso va quindi conosciuto e utilizzato all’occorrenza.

Bye,
Giulia

Consigli di lavoro, Gestione delle persone, Leadership

L’importanza di delegare? poter mangiare il pranzo con la dovuta calma

Saper delegare è importantissimo per poter elevare il proprio lavoro, lo dice qualsiasi manuale di management, figuriamoci di leadership. Ebbene, domenica l’ho imparato in maniera ancora più convincente!

Mi occupo anche di eventi, motivo per cui lavorare di domenica, dopo un’intera settimana di lavoro, non è purtroppo una cosa troppo peregrina. Per la prima volta mi sono trovata a dover gestire da sola, come azienda cliente, lo svolgimento sul campo di un evento di medie dimensioni. Mi sono resa conto di diverse cose, delle quali ero perfettamente a conoscenza, ma di cui così mi sono convinta ancora di più:

1) in tutti i contesti c’è bisogno di qualcuno che prenda le decisioni;
2) deve essere chiaro a tutti chi prende le decisioni;
3) chi deve prendere le decisioni deve fin da subito porsi come la persona “in charge” di fronte ai diversi interlocutori con cui avrà a che fare;
4) chi deve prendere le decisioni, non deve avere paura di prenderle, giuste o sbagliate che siano, l’importante è prenderle, per quanto paradossale possa sembrare;
5) quando c’è da trattare con esterni (in questo caso gli ospiti dell’attrazione), serve sempre qualcuno che faccia il “cattivo” della situazione – ovvero qualcuno diverso dal “front end”, che appaia appunto come la persona veramente “in charge” della situazione, a cui gli esterni possano appellarsi per far sentire le proprie ragioni ma alle cui valutazioni sentano poi di doversi in definitiva adeguare;
6) la persona “in charge” deve distribuire tutti gli incarichi che può delegare, per poter essere abbastanza fresca da svolgere i compiti che non può demandare. Pensare di svolgere tutto da soli è davvero una grande stupidaggine, non solo perché è umanamente impossible ma anche perché significa – dopotutto – non avere fiducia in quello che gli altri possono fare. La cosa peggiore è che, avendo delle persone a disposizione ma non impiegandole, si finisce per comunicare loro questa mancanza di fiducia e, alla fine dei conti, demotivarle a dimostrare il contrario.
7) la persona “in charge” deve avere chiari gli obiettivi e i bisogni della situazione: in questo modo sarà decisamente più incisiva nelle sue richieste, perché sarà più convinta e in grado di comunicare con più facilità agli altri la necessità di queste azioni.

In sostanza cos’è successo? Non ho comunicato con incisività alle persone che coordinavo che almeno una doveva andare a mangiare prima delle altre, così da averne almeno una a presidiare l’attrazione durante la pausa pranzo generale. Perché non l’ho fatto? Perché avevo fatto troppa roba in precedenza e non ero abbastanza lucida da rendermi conto – e comunicare loro – che qualcuno doveva comunque restare attorno alla struttura. Risultato? sono dovuta correre al primo bar vicino aperto (era domenica), comprare due mini panini e mangiarli di corsa mentre facevo io la guardia alla struttura, non riposandomi e iniziando quindi il pomeriggio più stanca di prima e comunque come persona “in charge”.

Che fatica! evitabilissima la prossima volta :-)!

Ciao,
Giulia